ถ้าจัดซื้อจัดจ้างไม่มีกลยุทธ์ จะเกิดอะไรขึ้น?

ก่อนจะพูดถึงใจความสำคัญหลักของบทความนี้ นั่นคือ “ถ้าไม่มีกลยุทธ์การจัดซื้อ ผลกระทบที่ตามมาจะเป็นอย่างไรบ้าง” บางคนมองผ่านมาแล้วอาจจะมองผ่านไปเลย แต่ขอบอกว่าประเด็นนี้เป็นประเด็นที่สำคัญที่ธุรกิจส่วนใหญ่ชอบมองข้ามไปจริงๆ เหตุผลเพราะอะไรนั้น เพราะว่ากลยุทธ์การจัดซื้อเป็นการจัดการตั้งแต่ต้นน้ำในซัพพลายเชน ที่เราเรียกว่า Supply Management หรือ Upstream Management นั่นเอง หากธุรกิจมีการจัดซื้อจัดจ้างที่เป็นกลยุทธ์ แบบแผนงานที่ชัดเจน กลยุทธ์ในส่วนนี้จะช่วยทำให้วัตถุดิบมาได้ตรงตามเวลาและจำนวนที่ได้ตกลงไว้ ทำให้กระบวนการผลิตไม่สะดุด เมื่อผลิตสินค้าเสร็จ บริษัทสามารถส่งต่อให้กับลูกค้าได้ตามที่ตกลงกันไว้ ส่งผลให้ลูกค้ามีความพึงพอใจและธุรกิจก็สามารถแข่งขันในตลาดได้อีกด้วย

ทำไมกลยุทธ์การจัดซื้อถึงสำคัญ?

คุณเคยไหม ทำไมแก้ปัญหาเรื่องซัพพลายเออร์มาส่งของช้าเท่าไหร่ ก็ยังคงมีปัญหาอยู่

หรือต้องการจะลดต้นทุน แต่ก็หมดมุกไปขอลดราคาจากซัพพลายเออร์แล้ว

เหตุผลที่ปัญหามันกลับมาซ้ำๆเดิมๆแบบนี้ก็เพราะว่าคุณไม่มีกลยุทธ์ในการจัดซื้อนั่นเอง

การมีกลยุทธ์ก็เหมือนเรือที่มีหางเสือที่จะพาคุณไปสู่เป้าหมายที่คุณตั้งไว้

เรามาดูกันดีกว่าครับว่าทำไมกลยุทธ์การจัดซื้อถึงสำคัญ

• กลยุทธ์การจัดซื้อจะช่วยแบ่งสินค้าของคุณออกเป็นประเภทเพื่อคุณจะสามารถหากลยุทธ์ที่เหมาะสมได้ โดยดูจากมูลค่า Spending และความเสี่ยงของสินค้าประเภทนั้นๆ
• กลยุทธ์การจัดซื้อจะช่วยคุณลดต้นทุนได้อย่างยั่งยืน โดยคุณสามารถลดต้นทุนได้จากหลากหลาย scenario
  • การเลือกประเภทของสัญญาจัดซื้อจัดจ้าง เช่น การทำสัญญาระยะยาวเหมาะกับสินค้าที่สั่งบ่อยและมีความสำคัญกับบริษัท ในสัญญาคุณสามารถตกลงราคาและเงื่อนไขการขนส่งได้ เพราะฉะนั้นคุณจะสามารถลดต้นทุนและในขณะเดียวกันก็ได้ของตามที่กำหนดไว้ด้วย
  • การจัดทำ Spend analysis 
• กลยุทธ์การจัดซื้อจะช่วยทำให้การสั่งซื้อวัตถุดิบของคุณมาได้ตามกำหนดและตามจำนวนที่ตกลงไว้

หากไม่มีกลยุทธ์การจัดซื้อ ผลกระทบที่ตามมาจะเป็นอย่างไร?

กับการไม่มีกลยุทธ์การจัดซื้อ ผลกระทบที่ตามมานั้น(เสียหาย)ประเมินค่าไม่ได้ ไม่ว่าจะเป็นผลกระทบในรูปแบบของการเงิน ประสิทธิภาพการทำงาน แม้กระทั่งชื่อเสียงของธุรกิจ เรามาดูกันครับว่ามีอะไรบ้าง

• การทำงานไม่มีประสิทธิภาพ

  มีแต่การแก้ไขปัญหารายวันแบบ fire-fighting ตลอดทุกวัน เช่น ของไม่พอ ของขาด ของเกิน เนื่องจากเราไม่มีแผนการสั่งซื้อวัตถุดิบที่มีประสิทธิภาพ

• จากข้อที่แล้ว ค่าใช้จ่ายในการซื้อสินค้าและวัตถุดิบมีมูลค่าสูง

  เพราะทุกอย่างด่วนไปหมด สั่งแล้วอยากได้เลย เพราะมิเช่นนนั้นกระบวนการผลิตจะสะดุด

• เมื่อซื้อของราคาแพงแล้ว การทำ cost saving เป็นเรื่องที่ยากและท้าทายมาก

  คุณจะไม่สามารถลดต้นทุนการซื้อของได้เลยหากคุณไม่มีกลยุทธ์การจัดซื้อเพื่อที่จะเลือกว่าจะลดต้นทุนของชิ้นไหน ทำแล้วคุ้มค่าหรือไม่

• โอกาสในการเกิด Supply disruption สูงมาก

  ลองนึกภาพดูนะครับ ใน worse case scenario ที่วัตถุดิบที่สำคัญในการผลิตของคุณไม่สามารถจัดหามาได้ตามจำนวนและเวลาที่ต้องการ การผลิตก็ดำเนินการต่อไม่ได้ ยุ่งเลยนะครับ ผลที่ตามมาก็คือส่งมอบลูกค้าไม่ทันตามกำหนด สินค้าที่ได้อาจจะไม่ได้คุณภาพ

• สุดท้ายธุรกิจของคุณจะแข่งขันสู้คู่แข่งของคุณไม่ได้

  ชื่อเสียงเสียหาย ความน่าเชื่อถือก็โดนทำลายเช่นกัน

จะเห็นได้ว่า จริงๆแล้ว เมื่อมองย้อนกลับไป การทำกลุยทธ์การจัดซื้อเป็นเรื่องที่สำคัญและหลีกเลี่ยงไม่ได้ แต่คนส่วนใหญ่มักมักมองข้ามการจัดซื้อจัดจ้างไป ด้วยเหตุผลที่ว่า “แค่ซื้อของเอง จะอะไรมากมาย” หรือ “เอาไว้ก่อน รีบซื้อเข้ามาก่อน พี่รีบใช้” หากคุณพัฒนากลยุทธ์การจัดซื้อขึ้นมาตั้งแต่แรก ผลกระทบต่างๆที่เขียนไว้ในบทความนี้จะหายไปทั้งหมด ธุรกิจของคุณจะได้ cost saving มหาศาล โอกาสการเกิด supply disruption ลดลง กระบวนการจัดการในซัพพลายเชนจะมีประสิทธิภาพมากขึ้น ผลลัพธ์ที่ตามมาคือลูกค้าแฮ้ปปี้ เพิ่มขีดการแข่งขันและความน่าเชื่อถือให้กับธุรกิจของคุณ