คลังความรู้เรื่อง DMAIC – Six Sigma

ผมเชื่อมั่นว่า ชาวซัพพลายเชนส่วนใหญ่คงเคยได้ยินกระบวนการ DMAIC Six Sigma กันบ่อยๆ โมเดลนี้เป็นโมเดลที่ทรงพลังและมีการใช้กันอย่างแพร่หลายในงานซัพพลายเชน ผมการีนตีเลยว่า คนในซัพพลายเชนควรทำความเข้าใจคอนเซ็ปท์ DMAIC Six Sigma เพราะนอกจากจะได้ใช้ในการปรับปรุงคุณภาพกระบวนการทำงานแล้ว คุณยังสามารถใช้คอนเซ็ปท์นี้กับชีวิตประจำวันได้อีกด้วย ใบทบความนี้ ผมจะให้ความรู้เรื่อง DMAIC Six Sigma และยกตัวอย่างเพื่อให้เห็นภาพชัดเจนครับ

DMAIC Six Sigma คืออะไร?

DMAIC เป็นคอนเซ็ปท์การปรับปรุงแก้ไขปัญหาอย่างเป็นระรบ (Systematic Approach) ด้วยการขับเคลื่อนของข้อมูลเพื่อปรับปรุงและเพิ่มประสิทธิภาพให้กับกระบวนการทำงานตามแนวคิดของ Six Sigma การประยุกต์ใช้ DMAIC Six Sigma มักจะตั้งออกมาเป็นโปรเจ็ค มีวัตถุประสงค์และเป้าหมาย โดยจะแบ่งออกเป็นทั้งหมด 5 ขั้นตอนที่เชื่อมโยงกัน

1. Define (การระบุปัญหา):

   ก่อนที่จะเริ่มทำโปรเจ็ค DMAIC จะต้องเริ่มต้นที่ขั้นตอนการระบุปัญหา พร้อมกับระบุเหตุผลว่าทำไมจำเป็นจำต้องแก้ไขปัญหาดังกล่าว เป้าหมายสุดท้ายปลายทาง เพื่อที่จะทำให้คุณเข้าใจปัญหาที่เกิดขึ้นและจุดหมายที่อยากจะไปอย่างถ่องแท้

2. Measure (การวัด):

   การกำหนดตัวชี้วัดเพื่อวัดปัญหาที่เกิดขึ้นเพื่อรวบรวมข้อมูลที่จะนำไปใช้ในการหาสาเหตุ สามารถใช้ในการตรวจสอบประสิทธิภาพการเปลี่ยนแปลงระหว่างโปรเจ็คและใช้เพื่อเปรียบเทียบเมื่อสิ้นสุดโครงการได้

3. Analyze (การวิเคราะห์ปัญหา):

   การวิเคราะห์ปัญหาคือการนำข้อมูลที่ได้จากขั้นตอนที่แล้วมาทำ Root Cause Analysis (RCA) หรือการหาต้นตอของปัญหา ว่าแท้จริงแล้วปัญหาที่เกิดขึ้นมีสาเหตุมาจากอะไร เครื่องมือในการทำ Root Cause Analysis มีอยู่มากมาย ผมจะขอนำเสนอ 3 เครื่องมือที่นิยมใช้ในการหาต้นตอสาเหตุ ได้แก่

   1. 5-Why analysis: คือเครื่องมือในการหาต้นตอของปัญหาด้วยการถาม “ทำไม” ซ้ำๆ 5 ครั้ง โดยคำตอบของแต่ละคำถามจะเป็นใจความหลักในการถาม “ทำไม” ถัดไป
   2. Fish bone diagram หรือผังก้างปลา: เป็นเครื่องมือที่แสดงถึงความสัมพันธ์ระหว่างปัญหาและสาเหตุของปัญหา ทำให้บางครั้งเครื่องมือนี้เรียกว่า “Cause-and-effect diagram” โดยประกอบไปด้วยการระบุปัญหา สาเหตุหลักและสาเหตุย่อยเพื่อให้ได้ต้นตอของปัญหา
   3. Process Flow: การวาดกระบวนการทำงานปัจจุบัน (AS-IS) เป็นเครื่องมือที่สำคัญในการบันทึกข้อมูลได้อย่างละเอียดเพื่อช่วยให้ผู้วิเคราะห์สามารถเห็นภาพกระบวนการได้อย่างชัดเจนตั้งแต่ต้นจนจบและนำไปสู่การปรับปรุงกระบวนการทำงานให้ดียิ่งขึ้น

4. Improve (การปรับปรุง):

   การปรับปรุงแก้ไขปัญหาที่ได้วิเคราะห์ต้นตอของปัญหามาจากขั้นตอนที่แล้ว การแก้ไขปัญหาอาจะเริ่มจากการระบุวิธีแก้ไขปัญหาที่เป็นไปได้เพื่อเลือกวิธีแก้ไขปัญหาที่ดีที่สุดเพื่อจะนำมาใช้จริง

5. Control (การควบคุม):

   การสร้างแผนการติดตามตรวจสอบและควบคุมเพื่อประเมินผลกระทบของกระบวนการใหม่พร้อมกับติดตามผลว่า สามารถแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นได้จริงหรือไม่ นอกจากนี้ คุณควรเตรียมแผนรับมือในกรณีที่มีปัญหาขึ้นมาใหม่ และจัดทำเอกสารในการบันทึกกระบวนการปรับปรุงโดยมีการควบคุมเวอร์ชั่น

ตัวอย่างของการประยุกต์ใช้ DMAIC Six Sigma

เพื่อให้เห็นภาพชัดเจน ผมขอยกตัวอย่างจริงที่ผมเคยใช้ DMAIC Six Sigma กับการจัดการสินค้าคงคลัง (สต๊อก) โดยจะเล่าเรื่องไล่ตาม 5 ขั้นตอนของ DMAIC Six Sigma

Define (การระบุปัญหา)

ลูกค้ามาหาผมด้วยปัญหา ว่ามีสต๊อกสินค้าในคลังเยอะมาก Turnover ต่ำ จึงเป็นอุปสรรคกับการลดต้นทุน

Measurement (การวัด)

ตัวชี้วัดของการบริหารสต๊อกสินค้าที่ทำให้มองเห็นเป็นภาพเดียวกัน คือ Inventory Month Coverage มีระยะเวลาตั้งแต่ 6-12 เดือน นั่นหมายความว่า สต๊อกสินค้ามีเพียงพอที่เอาไว้ใช้ 6-12 เดือน ผู้บริหารเพิ่มประสิทธิภาพของสต๊อกสินค้านี้ให้ได้ตามมาตรฐานของอุตสาหกรรมนี้โดยลด Inventory Month Coverage ให้อยู่ในระยะ 1-2 เดือน

Analyze (การวิเคราะห์ข้อมูล)

นำข้อมูล Stock movement ออกมาวิเคราะห์เพื่อที่จะได้ทราบถึงการเคลื่อนไหวของสต๊อก มีตัวใดบ้างที่ไม่มีการเคลื่อนไหวในระยะเวลา 1-2 ปี จากนั้นนำตัวที่มีปัญหาออกมาวิเคราะห์ต้นตอของปัญหาโดยใช้ 5-Why analysis และวาด Process flow ออกมาเพื่อระบุปัญหาและหาวิธีการปรับปรุงกระบวนการทำงาน

Improve (การปรับปรุง)

จากการระบุต้นตอของปัญหาในขั้นตอนที่ผ่านมา ทำให้ทีมงานได้คิดวิธีการแก้ไขออกมาหลากหลายวิธี วิธีการปรับปรุงที่ทีมงานได้เลือกมาคือการปรับตรรกะการตั้ง Min Max และแบ่งประเภทของสต๊อกใหม่ จากนั้นจะ synchronize แผนงานภายในบริษัทให้เป็นแบบบูรณาการ (Integration) ตั้งแต่การวางแผนใช้ผสานกับการวางแผนจัดซื้อตามประเภทของสต๊อกเพื่อให้สามารถลดต้นทุนได้อย่างยั่งยืนในซัพพลายเชน

Control (การควบคุม)

จากวิธีแก้ไขปัญหาในขั้นตอนที่ผ่านมานั้น เมื่อได้ทดลองปรับตรรกะการตั้ง Min Max และแบ่งประเภทของสต๊อกใหม่แล้วและสามารถลด Inventory Month Coverage ได้จริง ในขั้นตอนการควบคุมคือการระบุขั้นตอนการทำงานที่ชัดเจนว่าต่อจากนี้จะใช้กระบวนการนี้เป็นหลัก

เมื่อไหร่ที่ต้องใช้ DMAIC Six Sigma

DMAIC Six Sigma จะถูกนำมาใช้กับกระบวนการที่มีปัญหาที่ความซับซ้อนหรือมีความเสี่ยงสูง ปัญหาที่ส่งผลกระทบในการดำเนินงานที่ไม่สามารถแก้ไขได้ในระยะเวลาสั้นๆ ไม่ใช่ทุกปัญหาที่จะต้องใช้โมเดลนี้ ผู้ที่ใช้ DMAIC จะต้องพึงนึกเสมอไว้ว่า การใช้ DMAIC นั้นอาศัยทรัพยากรต่างๆ ไม่ว่าจะเป็น ทรัพยากรมนุษย์ เวลา เงิน และใช้ความพยายามในการทำอย่างต่อเนื่องเพื่อผลักดันให้ DMAIC ออกมาแล้วประสบความสำเร็จ หลายองค์กรถึงได้จัดตั้งหน่วยงาน Business Process Reengineering (BPR) ขึ้นมาเพื่อปรับปรุงกระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น