9 Challenges ในการจัดซื้อจัดจ้างยุค New normal

group of business man and woman have a meeting together

การจัดซื้อจัดจ้างหรือ Procurement นับเป็นการทำ Supply Management อย่างหนึ่งที่บริหารจัดการการจัดซื้อให้มีประสิทธิภาพ บริหารต้นทุนให้ต่ำ ซื้อสินค้าและบริการได้มีคุณภาพ

ในปัจจุบัน การจัดซื้อจัดจ้างเป็นมากกว่านั้น คือนอกจากการบริหารต้นทุนให้ต่ำแล้ว สินค้าที่ซื้อมาได้มาตรฐาน การจัดส่งตรงต่อเวลา ยังมีปัจจัยอื่นๆ ที่ทำให้การจัดซื้อจัดจ้างในช่วงโควิดมีความท้าทายมากขึ้น

และนี่คือ 9 challenges ที่หน่วยงานจัดซื้อจัดจ้างต้องเจอในยุค New normal

  1. โรคระบาด: หลังจากโควิด-19 ได้อยู่กับเรามาปีกว่าๆ เราหลีกเลี่ยงไม่ได้เลยว่าโรคระบาดมีผลกระทบทำให้ global supply chain หยุดชะงักไปชั่วขณะ หลายบริษัทต้องกลับมามองย้อนดูว่ากลยุทธของสินค้าแต่ละประเภทจะได้รับผลกระทบหรือไม่ หากได้รับผลกระทบ เราจะปรับปรุงกลยุทธเหล่านั้นให้ดีขึ้นอย่างไร
  2. การบริหารความเสี่ยง: ผลกระทบจากโรคระบาดโควิด-19 ทำให้หลายๆบริษัทตระหนักถึงการบริหารความเสี่ยงมากยิ่งขึ้นว่าที่ผ่านมาได้มีการบริหารความเสี่ยงเพียงพอแล้วหรือไม่ มากไปกว่านั้น บริษัทที่ทำควรกลับมาย้อนดูว่าความเสี่ยงแต่ละตัวที่เคยได้ทำไป มีวิธีการแก้ไข (Mitigation plan) ที่เหมาะสมที่ทำให้ความเสี่ยงต่ำลงแล้วหรือยัง? อีกทั้ง เราควรกลับมาย้อนดูแผนการบริหารความเสี่ยงของบริษัทอยู่เป็นประจำเพื่อที่จะปรับให้เข้ากับสถานการณ์ปัจจุบัน
  3. ความยั่งยืน (Sustainability): เรื่องความยั่งยืนเป็นอีกความท้าทายหนึ่งในการจัดซื้อจัดจ้างที่กำลังมาแรง คนทั้งโลกกำลังจับตาดูและให้ความสำคัญกับเรื่องนี้เป็นอย่างมาก ประเทศไทยตอนนี้ก็ได้รับความตื่นตัวมากขึ้นถ้าเทียบกับอดีต ในฐานะนัดจัดซื้อจัดจ้าง ความท้าทายหลักๆในการทำให้การจัดซื้อจัดจ้างอยู่ได้อย่างยั่งยืนจะเป็นเรื่องการจัดซื้อของอย่างเป็นธรรม (Ethical sourcing), การป้องกันไม่ให้เกิดการติดสินบนและการคอรัปชั่น (Prevention of bribery and corruption), การไม่ใช้แรงงานทาส (Human capital practices including modern day slavery), การลดการใช้พลังงานและน้ำ (Reduction of energy and water use) และการลดการปล่อยก๊าซคาร์บอนไดอ็อกไซด์ (Reduction of CO2 emission)
  4. ความหลากหลาย (Diversity): ปัจจุบัน Diversity ถือเป็นเรื่องที่ได้รับความสนใจเป็นอย่างมาก ไม่ใช่แค่ในอเมริกาแล้ว แต่ในยุโรปและเอเซียแปซิฟิคด้วยเช่นกัน ในฐานะนักจัดซื้อจัดจ้าง เราสามารถร่วมเป็นส่วนหนึ่งในการสนับสนุน Diversity ได้ด้วยการเปิดให้มีการแข่งขันกันระหว่างคู่ค้าอย่างอิสระ ซึ่งจะนำไปสู่การพัฒนานวัตกรรมใหม่ๆได้
  5. เงินทุนหมุนเวียน (Working capital): เงินทุนหมุนเวียนเป็นปัจจัยหลักที่ทำให้ธุรกิจยังดำเนินต่อไปได้ เป็นปกติที่เวลาเราซื้อขายสินค้า เราก็จะต้องการเงินกลับมาให้เร็วที่สุด แต่ในความเป็นจริงนั้น คู่ค้าส่วนใหญ่เลือกที่จะจ่ายให้ตรงตาม payment term ที่เรากำหนดไว้ ปัจจุบันนี้เลยมีหลายบริษัทที่เริ่มหาวิธีในการหาเงินหมุนเวียนเข้าบริษัทให้ไวที่สุดโดยการให้ส่วนลดเล็กๆน้อยๆ
  6. นวัตกรรม (Innovation): เนื่องจากจัดซื้อจัดจ้างเป็นหน่วยงานที่ได้ติดต่อกับหน่วยงานภายนอก นั่นคือ คู่ค้าอยู่เสมอๆ ข้อดีของความสัมพันธ์แบบนี้คือการที่บริษัทได้แลกเปลี่ยนความรู้และสามารถพัฒนานวัตกรรมใหม่ๆร่วมกันได้ ในหลายๆบริษัทเริ่มที่จะผ่อนคลายข้อกำหนดใน Terms and conditions เพื่อคู่ค้าสามารถพัฒนาอะไรใหม่ๆได้โดยไม่มีข้อจำกัด
  7. Digitalization projects: ในปัจจุบัน บริษัทหลีกเลี่ยงไม่ได้ที่จะต้องใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพและรวดเร็วยิ่งขึ้น ในส่วนงานจัดซื้อจัดจ้าง บริษัทควรลงทุนในระบบและเครื่องมือต่างๆเพื่อให้หน่วยงานทำงานได้ง่ายขึ้น ไม่ว่าจะเป็น ERP ที่มี module ที่จำเป็นกับงานจัดซื้อจัดจ้าง, Data visualization tools เพื่อแสดงผลงานและเอาไว้วิเคราะห์ข้อมูลเพื่อทำ procurement strategy, การใช้ cloud-based application เพื่อลดความเสี่ยงข้อมูลสูญหาย
  8. การบริหารจัดการ stakeholder: ความท้าทายนี้มีความสำคัญมากๆเนื่องจากหน่วยงานจัดซื้อเป็นหน่วยงานตัวกลางระหว่าง user และ คู่ค้า หน่วยงานจัดซื้อจัดจ้างทำหน้าที่เป็น match maker นั่นคือการจับคู่กันระหว่าง demand และ supply ให้มาเจอกันตรงกลาง เพื่อทั้งคู่จะได้ซื้อ-ขายสินค้าและบริการได้อย่างตรงใจ เพราะฉะนั้นคนในหน่วยงานนี้จะต้องมีความสามารถในการจัดการ stakeholder แต่ละฝ่ายให้อยู่หมัด
  9. การให้ความสำคัญทางด้านคุณภาพ: หน่วยงานจัดซื้อจัดจ้างทั่วไปให้ความสำคัญมากๆกับการลดต้นทุนโดยที่อาจจะลืมปัจจัยสำคัญทางด้านอื่นๆที่จะส่งผลกระทบใน supply chain ได้ เช่น ด้านคุณภาพ ปัจจุบัน เป้าหมายหลักของหน่วยงานจัดซื้อจัดจ้างคือการสร้างสัมพัธภาพที่ดีระหว่างบริษัทกับคู่ค้า เพื่อจะร่วมสร้างคุณค่าไปด้วยกัน เพิ่มรายได้ไปด้วยกันและในขณะเดียวกันก็ร่วมกันแชร์ความเสี่ยง

หากหน่วยงานจัดซื้อจัดจ้างให้ความสำคัญกับความท้าทายเหล่านี้และมีการจัดการที่ดี บริษัทจะสามารถยืนได้ด้วยลำแข้งของตนเองและเติบโตไปอย่างยั่งยืน

“ซัพพลายเชน กูรู..รอบรู้เรื่องการบริหารจัดซื้อและซัพพลายเชน”

ภาพ: unsplash.com

อ้างอิง: https://www.cips.org/supply-management/opinion/2021/april/the-top-nine-challenges-facing-procurement/

อ่านบทความซัพพลายเชนอื่นๆเพิ่มเติมได้ที่ www.supplychainguru.co.th/articles