2 ปีที่ผ่านมา โลกของเรามีเหตุการณ์มากมายที่ทำให้เกิดการหยุดชะงักในซัพพลายเชน (Supply Chain Disruption) ตั้งแต่การระบายของโควิด-19 เหตุการณ์เรือขวางคลองสุเอซ และในปีนี้ สงครามระหว่างยูเครน-รัสเซียที่ทำให้เกิดผลกระทบเป็นวงกว้างทั่วโลก ประเทศไทยได้รับผลกระทบทั้งเรื่องของราคาน้ำมันที่แพงขึ้น สินค้าทางการเกษตรขาดแคลน และราคาเหล็กที่สูงขึ้น จากเหตุการณ์เหล่านี้ทำให้หลายองค์การได้เรียนรู้และตื่นตัวกับการให้ความสำคัญกับการจัดซื้อจัดจ้างมากขึ้น การจัดการต้นน้ำให้ไม่สะดุดจะช่วยให้การทำงานของคนในซัพพลายเชนทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ วันนี้ผมขอเสนอ 5 เทรนด์การจัดซื้อที่องค์กรต่างๆควรให้ความสำคัญ
-
การบริหารความเสี่ยง (Risk Management)
การบริหารความเสี่ยง คือ กระบวนการที่ใช้ในการบริหารจัดการให้โอกาสที่จะเกิดเหตุการณ์ความเสี่ยงลดลง หรือผลกระทบของความเสียหายจากเหตุการณ์ความเสี่ยงลดลง หรืออยู่ในระดับที่องค์กรยอมรับได้ ในช่วงที่เกิดวิกฤต คุณมักจะได้ยินผู้บริหารพูดบ่อยๆว่า คุณต้องบริหารความเสี่ยง ซึ่งการบริหารความเสี่ยงเป็นเรื่องระดับองค์กรว่าอะไรคือความเสี่ยงขององค์กรบ้าง และมีวิธีป้องกันหรือทำให้ความเสี่ยงเหล่านั้นลดลงได้อย่างไร การจัดซื้อจัดจ้างจะมีความเสี่ยงอยู่ทั้งหมด 5 ประเภทหลักๆด้วยกัน ได้แก่
-
- Strategy Risk: การเลือกกลยุทธ์การจัดการให้เหมาะสม รู้ว่าสิ่งที่เหมาะกับธุรกิจหนึ่งอาจไม่เหมาะกับธุรกิจของคุณเสมอไป ดังนั้นคุณจึงควรวางแผนกลยุทธ์ล่วงหน้า ระบุ และ คัดเลือกซัพพลายเออร์ให้เหมาะสมโดยใช้ข้อมูลทางการตลาดที่เชื่อถือได้เป็นเครื่องมือช่วยในการตัดสินใจ การเลือกกลยุทธ์การจัดการให้เหมาะสมนั้นนจำเป็นอย่างมากที่เป็นกลยุทธ์ระดับรายการสินค้าเฉพาะๆรายการ หรือที่เรียกว่า Category Management นั่นเอง
- Market Risk: หากคุณ Outsource การผลิต (บางชิ้นส่วนหรือทั้งหมด) มองได้ว่าองค์กรกำลังพึ่งพาซัพพลายเออร์อยู่ หากพวกเขาส่งมอบผลิตภัณฑ์ที่ไม่สมบูรณ์ ลูกค้าจะตำหนิองค์กรของคุณ ไม่ใช่ซัพพลายเออร์ ดังนั้นการกำหนดมาตรฐานคุณภาพของผลิตภัณฑ์จึงเป็นเรื่องที่จำเป็น นอกจากนี้ควรหมั่นตรวจสอบมาตรฐานเหล่านั้นอย่างใกล้ชิดเพื่อป้องกันความเสียหาย
- Implementation Risk: ระยะเวลาในการดำเนินการของซัพพลายเออร์เป็นอีกหนึ่งความเสี่ยงที่พบเจอบ่อย ดังนั้นคุณควรรู้ว่าคุณกำลังทำงานกับใครและความสามารถของพวกเขาคืออะไรก่อนที่จะร่วมงานกัน คุณอาจเพิ่มซัพพลายเออร์รายใหม่ หากมองเห็นปัจจัยเสี่ยงใดๆที่อาจขัดขวางการผลิต หรือลดประสิทธิภาพ เป็นต้น
- Performance Risk: ปัญหาไม่ได้จบเมื่อคุณเลือกซัพพลายเออร์ได้แล้วเพราะการทำงานของซัพพลายเออร์ก็เป็นปัญหาได้เช่นกันประสิทธิภาพและสถานะของซัพพลายเออร์มีความสำคัญมาก องค์กรควรตรวจสอบซัพพลายเออร์เป็นประจำ เพื่อหลีกเลี่ยงการหยุดชะงักที่อาจเกิดจากปัญหาต่าง เช่น ซัพพลายเออร์ล้มละลาย การผลัดเปลี่ยนเจ้าของ การนัดหยุดงานของพนักงาน เป็นต้น คุณอาจจะต้องอาศัยเทคโนโลยีเพื่อให้การตรวจสอบมีประสิทธิภาพ
- Demand Risk: ความต้องการ ความผันผวนของความต้องการในตลาด และความท้าทายต่างๆ สามารถทำให้ซัพพลายเออร์บางรายอยากกระโดดรับโอกาสใหม่ๆ แต่โอกาสนั้นอาจไม่ใช่สิ่งที่ดีที่สุดสำหรับพวกเขา ดังนั้นคุณจึงควรใช้ความระมัดระวังและคอยเฝ้าดูซัพพลายเออร์ เพื่อไม่ให้การกระโดดรับโอกาสเหล่านั้นส่งผลเสียต่อองค์กรของคุณ
หน่วยงานจัดซื้อจัดจ้างควรบริหารความเสี่ยงเหล่านี้ไว้ด้วยก่อนที่จะสายเกินแก้ครับ
-
การวิเคราะห์ข้อมูล (Data Analytics)
การวิเคราะห์ข้อมูล หรือ Data Analytics คือการวิเคราะห์ข้อมูลที่มีอยู่ในปัจจุบันเพื่อพัฒนาธุรกิจให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น การวิเคราะห์ข้อมูลเป็นเครื่องมือสำคัญสำหรับธุรกิจ เพราะปัจจุบัน การนำข้อมูลมาวิเคราะห์หาข้อมูลเชิงลึก (insight) หาเทรนด์ (trend) จะเป็นตัวแปรสำคัญในการขับเคลื่อนธุรกิจไปข้างหน้า การที่คุณไม่รู้ข้อมูล ก็เหมือนคุณกำลังงมทาง หาทาง ทดลอง ทดสอบโดยไม่มีจุดมุ่งหมาย ในหน่วยงานจัดซื้อจัดจ้างเช่นกันที่การเข้ามามีบทบาทของการวิเคราะห์ข้อมูลสามารถเป็นเครื่องมือช่วยพนักงานได้ในหลายๆรูปแบบ จากผลสำรวจของ McKinsey เมื่อปี 2562 ได้กล่าวว่าบริษัทที่ใช้ Advanced analytics สามารถช่วยแผนกจัดซื้อจัดจ้างในการลดต้นทุนไปได้ 3-8% เมื่อเทียบกับการใช้วัดผลทั่วไป องค์กรใดที่ยังไม่เริ่มนำข้อมูลจัดซื้อมาวิเคราะห์ถือว่าเดินถอยหลังเข้าคลองแล้ว
-
การลงทุนในระบบเทคโนโลยีและสารสนเทศน์
หากคุณอยากให้การจัดซื้อของคุณมีความอไจล์ (Agile) และ Resilience การมีระบบที่ดีที่เชื่อมกันจะเป็นตัวแปรสำคัญในการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน การมีระบบที่เชื่อมโยงกันทั้งหมดจะทำให้พนักงานรวมไปถึงผู้บริหารเองมี visibility ทั้งหมดในงานจัดซื้อและซัพพลายเชน รวมไปถึงการนำ Artificial Intelligence (AI) มาใช้เพื่อวิเคราะห์แบบพยากรณ์ (Predictive analytics) เพื่อพยากรณ์สิ่งที่กำลังจะเกิดขึ้นหรือน่าจะเกิดขึ้น โดยใช้ข้อมูลที่ได้เกิดขึ้นนำมาวิเคราะห์ ตัวอย่างเช่น การพยากรณ์ Demand ของสินค้า
-
การจัดซื้ออย่างยั่งยืน (Sustainable Procurement)
ปฏิเสธไม่ได้ว่า การทำการจัดซื้ออย่างยั่งยืน (Sustainable Procurement) นั้นจะกลายเป็นเทรนด์ที่ทุกองค์กรจะต้องทำ หลีกเลี่ยงไม่ได้แน่นอน การจัดซื้ออย่างยั่งยืนคือ การนำปัจจัยทางสังคม (Social) เศรษฐกิจ (Economics) และสิ่งแวดล้อม (Environment) มาใช้พิจารณาควบคู่ไปกับราคา คุณภาพ การส่งมอบสินค้าและบริการในกระบวนการและขั้นตอนการจัดซื้อจัดจ้างขององค์กร ที่ไม่เพียงแต่มีความคุ้มค่าทางการเงินในแง่ของการสร้างกำไรให้องค์กรเท่านั้น แต่ยังสร้างประโยชน์ต่อสังคมและเศรษฐกิจ และลดผลกระทบทางลบต่อสิ่งแวดล้อมด้วย ในระดับโลก เรามี Dow Jones Sustainability Indices (DJSI) เป็นดัชนีหลักทรัพย์ของบริษัทชั้นนำระดับโลกที่ผ่านการประเมินความยั่งยืน ตามตัวชี้วัดทั้ง 3 ด้าน (ด้านสังคม เศรษฐกิจ และสิ่งแวดล้อม) โดยในประเทศไทย มีบริษัทชั้นนำหลากหลายบริษัทที่ได้เป็นสมาชิก DJSI เช่น บมจ. ปตท. (PTT), บมจ. ธนาคารกสิกรไทย (KBANK), บมจ.บางจาก (BCP) เป็นต้น
-
การบริหารความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์ (Supplier Relationship Management – SRM)
หลายองค์กรอาจมองข้ามการบริหารความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์ (SRM) ไป โดยคิดว่าไม่มีความจำเป็นต้องทำ หากประเมินสถานการณ์ดีๆแล้ว การทำ SRM เป็นสิ่งที่จำเป็นมาก ลองคิดภาพตามนะครับว่า คุณสั่งของที่มีความสำคัญกับองค์กรของคุณ มีมูลค่าและสำคัญมาก แต่คุณไม่กระชับความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์เจ้านั้น เมื่อถึงเหตุการณ์ที่เค้าจะต้องเลือกว่าจะส่งของให้ใครดี คุณอาจจะไม่ได้อยู่ในลิสต์นั้นเลยก็เป็นได้ หากของไม่มา ตอนแรกๆคุณอาจใช้ของในสต๊อกได้อยู่ หากสต๊อกหมดเมื่อไหร่ การผลิตของคุณอาจจะหยุดชะงักเลยก็เป็นได้ เพราะฉะนั้น ผมแนะนำว่าอย่ามองข้ามการบริหารความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์ครับ นอกจากนนี้ ต่อยอดจากการวิเคราะห์ข้อมูลจัดซื้อ จะช่วยให้องค์กรสามารถจัดกลุ่มซัพพลายเออร์ได้ ว่าซัพพลายเออร์รายไหนเป็นรายสำคัญ จากนั้นองค์กรจะสามารถวางแผนกลยุทธ์ในการสานสัมพันธ์ได้ต่อไป
จากทั้ง 5 เทรนด์ที่ผมอธิบายมาทั้งหมด เมื่อมองให้เป็นภาพเดียวกันจะเห็นว่า แต่ละเทรนด์มีความเชื่อมโยงกันหมดในการช่วยให้การจัดซื้อไม่สะดุด ธุรกิจดำเนินการต่อไปได้ นอกจากนี้ ผมอยากฝากอีกข้อนึงที่เป็นพื้นฐานอันสำคัญของการทำให้องค์กรเติบโตไปได้อย่างยั่งยืน นั่นคือ การพัฒนาศักยภาพบุคลากร บุคลากรถือเป็นทรัพยากรที่สำคัญที่ใช้ในการขับเคลื่อนธุรกิจ ปัจจุบันนี้ การรู้ว่า “จะต้องทำอะไร (What)” นั้นไม่สำคัญเท่ากับ “ทำยังไงให้ถูกต้อง (How)” การยกระดับศักยภาพของพนักงานจัดซื้อจะทำให้ธุรกิจเติบโตไปอย่างยั่งยืนและทันเท่าเทรนด์ ก้าวไปข้างหน้าก่อนคู่แข่งครับ