PDCA ย่อมาจาก Plan-Do-Check-Act หรือ วางแผน-ปฏิบัติ-ตรวจสอบ- ปรับปรุง PDCA เป็นเครื่องมือที่ใช้เพื่อปรับปรุงกระบวนการทำงานอย่างเป็นระบบ โดยมีจุดประสงค์เพื่อแก้ไขปัญหาและทำให้เกิดการพัฒนาปรับปรุงให้กระบวนการทำงานมีประสิทธิภาพอย่างต่อเนื่อง (Continuous Improvement – CI) และทำวนลูปแบบนี้ไปเรื่อยๆจนเป็นวงจร (cycle)
การทำ PDCA เป็นส่วนหนึ่งของการจัดการคุณภาพ หรือ Quality Management (QM) นั่นคือ กระบวนการในการบ่งชี้และบริหารกิจกรรมต่างๆ ที่มีความจำเป็นอย่างยิ่งต่อการดำเนินการ เพื่อให้สามารถบรรลุวัตถุประสงค์ด้านคุณภาพขององค์กร
ต้องคิดไว้เสมอว่าการทำ PDCA ไม่ใช่แค่ #การทำให้เสร็จ แต่ต้อง #ทำให้สำเร็จด้วย
4 ขั้นตอนของการทำ PDCA
1. Plan หรือ การวางแผน
ขั้นตอนแรกคือตั้งเป้าหมายและการวางแผนงานว่าเราจะปรับปรุงแผนงานอะไร (what) ปรับปรุงอย่างไร (how) ใครเป็นผู้รับผิดชอบ (who) ต้องทำเมื่อไหร่ (when) ที่สำคัญที่สุดคือการกำหนดผลลัพธ์ที่ต้องการจะได้ (outcome) ว่าจะมีหน้าตาเป็นอย่างไรและกำหนดตัวชี้วัดที่เหมาะสม (KPI)
จากนั้นทำให้ออกมาเป็นแผนการดำเนินงาน (Action plan)
2. Do หรือ การปฏิบัติ
ขั้นตอนนี้คือการลงมือปฏิบัติตามแผนการดำเนินงานที่ทำไว้ในข้อ 1 เนื่องจากการปรับปรุงกระบวนการนั้นยังใหม่อยู่ อาจจะปรับปรุงแล้วประสบความสำเร็จหรือไม่ก็ได้ เราจึงแนะนำว่าในขั้นตอนนี้อาจจะเริ่มปฏิบัติจากคนกลุ่มเล็กหรือเป็นโปรเจ็คเล็กๆก่อน เพื่อป้องกันการเกิดความเสียหายไปทั้งบริษัท
3. Check หรือ การตรวจสอบ
จากการปฏิบัติตามแผนการดำเนินงานแล้ว ขั้นตอนถัดไปคือการประเมินว่าได้ตามแผนที่วางไว้ว่าเป็นไปตามความคาดหวังหรือไม่ โดยใช้ตัวชีวัดที่กำหนดไว้มาตรวจสอบ ในการตรวจสอบจะมีทั้งส่วนที่เป็นไปตามแผนและไม่เป็นไปตามแผน ผู้ตรวจสอบควรรู้ว่า ถ้าเป็นไปตามแผน ปัจจัยอะไรที่ทำให้สำเร็จ ไม่ใช่ว่าสำเร็จเพราะฟลุ๊ค ในทางกลับกัน หากไม่เป็นไปตามแผนก็ต้องหาสาเหตุด้วยว่าทำไมถึงไม่สำเร็จ
4. Act หรือ การปรับปรุง
จากผลลัพธ์ที่ได้จากการตรวจสอบ ทีมงานจะต้องนำผลลัพธ์นั้นมาเข้าสู่กระบวนการปรับปรุงอย่างเหมาะสม วิเคราะห์ว่าปัจจัยใดที่ทำให้ไม่สำเร็จในแผนการที่ตั้งมาตอนแรก เมื่อปรับปรุงแผนการดำเนินงานเสร็จ เราก็จะกลับเข้าสู่วงจรการทำ PDCA แบบนี้วนไปเรื่อยๆ
พอทำครบหลูปแบบนี้ไปเรื่อยๆ มันก็จะกลายเป็นการปรับปรุงกระบวนการทำงานอย่างต่อเนื่อง (Continuous Improvement)
จากที่ได้เกริ่นในเบื้องต้นว่า PDCA เป็นส่วนหนึ่งของการจัดการคุณภาพ (QM) การทำ QM ยังมีเครื่องมืออีกมากมายที่จะช่วยพัฒนากระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ในหลักสูตรประกาศนียบัตรวิชาชีพการจัดการซัพพลายเชนระดับสากล ด้าน Logistics ได้มีการสอนการทำ QM อย่างละเอียดด้วย