เขียนสัญญายังไง ให้การส่งมอบไม่ดีเลย์

คุณเคยไหม สั่งสินค้าแล้วไม่มาตามกำหนด พอโทรไปตามกับซัพพลายเออร์ ก็มักได้รับคำตอบกลับมาที่ไม่น่าพอใจนัก ยิ่งถ้าสินค้าประเภทนั้นเป็นสินค้าที่มีความสำคัญต่อบริษัทมากและเป็นที่ต้องการมากในตลาด อาจจะเรียกได้ว่าเป็น “ตลาดของผู้ขาย” บริษัทควรจะมีการบริหารจัดการสินค้าให้มาตามกำหนดให้ได้ ตัวอย่างที่เห็นได้ชัดเจนสุดตอนนี้คือการจัดซื้อวัคซีนแอสตร้า เซนเนก้า (AstraZeneca) ที่ส่งมอบล่าช้าจากกำหนดการส่ง 61 ล้านโดสภายในปลายปี 2564 เลื่อนออกไปเป็นภายในเดือนพฤษภาคมปี 2565 ในทางซัพพลายเชน บริษัทสามารถบริหารความเสี่ยง เรื่องสินค้าไม่มาตามกำหนดได้ด้วยการเขียนสัญญาให้กระชับและชัดเจน รวมไปถึงบทลงโทษ เพื่อให้ซัพพลายเออร์ส่งสินค้ามาให้ทันตามกำหนดการณ์ วันนี้ซัพพลายเชน กูรู จะมาอธิบายวิธีการเขียนสัญญาอย่างไร ไม่ให้ซัพพลายเออร์ส่งสินค้าล่าช้า

สัญญาการจัดซื้อจัดจ้าง คืออะไร?

สัญญาการจัดซื้อจัดจ้าง คือ สัญญาที่ว่าด้วยการดำเนินการเพื่อให้ได้มาซึ่งพัสดุโดยการซื้อ จ้าง เช่า แลกเปลี่ยน

เนื้อหาบนสัญญาการจัดซื้อจัดจ้างทุกประเภทควรระบุรายละเอียดให้ชัดเจน หลีกเลี่ยงการใช้ข้อความที่คลุมเครือหรือข้อความที่อ่านแล้วสามารถตีความหมายได้หลายความหมาย เช่น สินค้าจะต้องมีคุณภาพดี – คำว่า “คุณภาพดี” ของแต่ละคนไม่เท่ากัน บริษัทควรจะระบุให้ระเอียดเลยว่า คุณภาพดี เป็นอย่างไรบ้าง เช่น สินค้าจะต้องอยู่ในสภาพที่พร้อมใช้ ไม่มีรอยข่วน เป็นต้น ในการเขียนสัญญาให้สินค้ามาส่งตามกำหนดนั้น บริษัทควรระบุข้อกำหนดเหล่านี้ให้ชัดเจนเพื่อลดความเสี่ยงของการส่งมอบล่าช้า มีอะไรบ้าง มาดูกันครับ

1. เรื่อง Specification หรือข้อกำหนดเกี่ยวกับการส่งมอบสินค้า

   การตรวจรับสินค้า บริษัทควรมีการระบุให้ชัดเจน หากบริษัทระบุแบบคลุมเครือ ผู้ขายก็จะส่งมอบสินค้าไม่ชัดเจน ไม่ตรงกับที่บริษัทต้องการ

   1. ระบุการส่งมอบสินค้า: บริษัทควรระบุ

      1. วันที่ส่งมอบ
      2. สถานที่ส่งมอบ
      3. เวลาที่ส่งมอบ
      4. จำนวนที่ส่งมอบให้ชัดเจน
      5. ตารางการส่งมอบสินค้า (Delivery schedule) – หากการส่งมอบสินค้าไม่ได้มีแค่ล็อตเดียว หรือ เป็นการทยอยรับสินค้า
      6. Incoterms (Term of Shipment) ระหว่างผู้ซื้อกับผู้ขายที่เป็นสากล ซึ่งกําหนดขึ้นโดยสภาหอการค้านานาชาติ (International Chamber of Commerce) เพื่อให้คู่ค้าทั้งผู้ซื้อ และผู้ขายทราบถึงขอบเขตความรับผิดชอบภาระค่าใช้จ่ายและความ เสี่ยงต่างๆโดยช่วยให้ทั้งสองฝ่ายมีความเข้าใจตรงกัน Incoterms มีส่วนสำคัญ 3 ประการ นั่นคือ ใครรับผิดชอบค่าใช้จ่ายของการขนส่ง จุดส่งมอบสินค้า จุดโอนความเสี่ยงระหว่างผู้ซื้อและผู้ขาย ในแต่ละ incoterms จะมีทั้ง 3 เรื่องนี้ที่แตกต่างกัน เช่น ถ้าเราซื้อของจากต่างประเทศในเทอมของ CIF (Cost, Insurance, and Freight) ตามข้อกำหนดของ incoterms ผู้ขายรับผิดชอบค่าขนส่งสินค้าจนถึงท่าเรือปลายทาง (Port of Destination) ในขณะที่จุดส่งมอบของสินค้าคือบนกาบเรือของท่าเรือต้นทาง (Origin port) ในจุดส่งมอบนี้เอง ผู้ขายก็โอนความเสี่ยงให้ผู้ซื้อ เพราะฉะนั้น จุดส่งมอบและจุดโอนความเสี่ยงจะเป็นจุดเดียวกัน

         

   2. ระบุการตรวจรับสินค้า: การตรวจรับเป็นสิ่งที่สำคัญ บริษัทควรระบุหลักเกณฑ์การตรวจรับสินค้าให้ชัดเจนโดยมีจุดที่ควรจะให้ความสำคัญดังต่อไปนี้

      1. ระบุคณะกรรมการตรวจรับสินค้าให้ชัดเจนว่ามีใครบ้าง
      2. ระบุวิธีการตรวจรับสินค้า หากเป็นสินค้าที่ต้องครวจถึงคุณภาพทางเทคนิค ให้บริษัทระบุไปเลยว่าใช้วิธีใดในการตรวจสอบ มีผู้เชี่ยวชาญหรือหน่วยงานใดเกี่ยวข้องบ้าง กรณีที่ไม่สามารถตรวจรับสินค้าได้หมดทุกหน่วย ให้บริษัทอ้างอิงการตรวจรับตามหลักสถิติ
      3. ระบุระยะเวลาในการตรวจรับ ว่าบริษัทจะใช้เวลาจำนวนกี่ชั่วโมง หรือกี่วันในการตรวจรับสินค้า การเริ่มนับการตรวจรับเริ่มตั้งแต่เมื่อไหร่
      4. ระบุขั้นตอนการทำงานในลำดับต่อไปให้ชัดเจนว่า หากกรณีสินค้าไม่ผ่านการตรวจรับ บริษัทจะต้องทำอย่างไรบ้างหรือในกรณีที่ตรวจรับสำเร็จ จะมีขั้นตอนต่อไปอย่างไร

2. เรื่องบทลงโทษ:

   การเขียนบทลงโทษ แน่นอนว่าทั้งบริษัทและผู้ขายไม่มีใครอยากให้เกิดบทลงโทษนี้ขึ้น หากแต่ต้องมีการระบุไว้อย่างชัดเจนเพื่อเป็นการลดความเสี่ยงและเป็นหลักฐานให้มีผลบังคับใช้ได้ทางกฏหมาย บริษัทควรกำหนดบทลงโทษหากผู้ขายส่งมอบสินค้าไม่ได้ตามข้อกำหนดจะทำอย่างไร

3. เรื่องเงื่อนไขการจ่ายเงิน:

   เมื่อทำการส่งมอบและตรวจรับเรียบร้อย บริษัทจะต้องทำการชำระเงินให้กับผู้ขาย โดยส่วนใหญ่แล้ว การชำระเงินจะต้องสอดคล้องกับจำนวนและกำหนดการที่ส่งมอบในแต่ละครั้ง ประเด็นหลักๆที่บริษัทควรให้ความสำคัญ มีดังต่อไปนี้

   1. เงื่อนไขการชำระเงิน (Payment term): บริษัทจะต้องชำระเงินตามที่ได้กำหนดไว้ในสัญญา เช่น 2 months after arrival goods นั่นคือบริษัทจะต้องจ่ายเงินภายใน 2 เดือนหลังจากวันที่สินค้าถึงปลายทาง การกำหนดเงื่อนไขการชำระเงินไม่ควรทำให้ฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งต้องเสียเปรียบ ควรทำให้เป็นธรรมต่อทั้ง 2 ฝ่าย
   2. วิธีการชำระเงิน (Payment method): วิธีการชำระเงินมีมากมายหลายวิธี ไม่ว่าจะเป็นการจ่ายเงินสด การเปิดบัญชี การใช้ตั๋วแลกเงิน การชำระเงินล่วงหน้า การเป็นเลตเตอร์ออฟเครดิต ซึ่งในแต่ละวิธีบริษัทควรศึกษาให้ดีว่าวิธีการไหนเหมาะสมกับชนิดสินค้าและบริษัทมากที่สุด นอกจากนี้ยังต้องเตรียมเอกสารให้พร้อมในการชำระเงินอีกด้วย

      

นอกจากนี้ข้อกำหนดที่กล่าวมาแล้ว การทำสัญญาจัดซื้อจัดจ้างควรมีความโปร่งใส นั่นคือ ตรวจสอบได้ มีที่มาที่ไปเพื่อที่จะได้สร้างความเชื่อมั่นให้กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย โดยเฉพาะอย่างยิ่ง การจัดซื้อจัดจ้างวัคซีนที่เป็นการจัดซื้อจัดจ้างของประเทศ จากประเด็นร้อนที่ผ่านมาเรื่องวัคซีนแอสตร้าเซนเนก้า (AstraZeneca) ที่ไม่สามารถจัดส่งให้ไทย 61 ล้านโดสภายในปลายปีนี้ได้สำเร็จ หากแต่จะทยอยส่งทั้งหมดภายในพฤษภาคมปีหน้าแทน ในเอกสารที่ได้แสดงต่อสาธารณะนั้น ผู้อ่านไม่สามารถหาคำตอบได้ว่า มีการระบุการส่งมอบวัคซีนไว้อย่างชัดเจนหรือไม่ ถึงทำให้การส่งมอบล่าช้าไปจนถึงกลางปี 2565 ได้ และบทลงโทษเป็นอย่างไร นี่เป็นตัวอย่างที่เห็นได้ชัดเจนว่า หากผู้ซื้อมีการเขียนสัญญาที่รัดกุม ชัดเจน ผู้ซื้อก็สามารถลดความเสี่ยงในการส่งของล่าช้าไปได้ อีกทั้งยังสามารถเอาผิดทางกฏหมายเมื่อเหตุการณ์ไม่เป็นไปตามสัญญาได้อีกด้วย

ซัพพลายเชน กูรู ขอให้คนไทยผ่านวิกฤตครั้งนี้ไปได้ด้วยกันครับ