การจัดซื้อจัดจ้างหรือ Procurement นับเป็นการทำ Supply Management อย่างหนึ่งที่บริหารจัดการการจัดซื้อให้มีประสิทธิภาพ บริหารต้นทุนให้ต่ำ ซื้อสินค้าและบริการได้มีคุณภาพ
ในปัจจุบัน การจัดซื้อจัดจ้างเป็นมากกว่านั้น คือนอกจากการบริหารต้นทุนให้ต่ำแล้ว สินค้าที่ซื้อมาได้มาตรฐาน การจัดส่งตรงต่อเวลา ยังมีปัจจัยอื่นๆ ที่ทำให้การจัดซื้อจัดจ้างในช่วงโควิดมีความท้าทายมากขึ้น
และนี่คือ 9 challenges ที่หน่วยงานจัดซื้อจัดจ้างต้องเจอในยุค New normal
-
โรคระบาด:
หลังจากโควิด-19 ได้อยู่กับเรามาปีกว่าๆ เราหลีกเลี่ยงไม่ได้เลยว่าโรคระบาดมีผลกระทบทำให้ global supply chain หยุดชะงักไปชั่วขณะ หลายบริษัทต้องกลับมามองย้อนดูว่ากลยุทธของสินค้าแต่ละประเภทจะได้รับผลกระทบหรือไม่ หากได้รับผลกระทบ เราจะปรับปรุงกลยุทธเหล่านั้นให้ดีขึ้นอย่างไร
-
การบริหารความเสี่ยง:
ผลกระทบจากโรคระบาดโควิด-19 ทำให้หลายๆบริษัทตระหนักถึงการบริหารความเสี่ยงมากยิ่งขึ้นว่าที่ผ่านมาได้มีการบริหารความเสี่ยงเพียงพอแล้วหรือไม่ มากไปกว่านั้น บริษัทที่ทำควรกลับมาย้อนดูว่าความเสี่ยงแต่ละตัวที่เคยได้ทำไป มีวิธีการแก้ไข (Mitigation plan) ที่เหมาะสมที่ทำให้ความเสี่ยงต่ำลงแล้วหรือยัง? อีกทั้ง เราควรกลับมาย้อนดูแผนการบริหารความเสี่ยงของบริษัทอยู่เป็นประจำเพื่อที่จะปรับให้เข้ากับสถานการณ์ปัจจุบัน
-
ความยั่งยืน (Sustainability):
เรื่องความยั่งยืนเป็นอีกความท้าทายหนึ่งในการจัดซื้อจัดจ้างที่กำลังมาแรง คนทั้งโลกกำลังจับตาดูและให้ความสำคัญกับเรื่องนี้เป็นอย่างมาก ประเทศไทยตอนนี้ก็ได้รับความตื่นตัวมากขึ้นถ้าเทียบกับอดีต ในฐานะนัดจัดซื้อจัดจ้าง ความท้าทายหลักๆในการทำให้การจัดซื้อจัดจ้างอยู่ได้อย่างยั่งยืนจะเป็นเรื่องการจัดซื้อของอย่างเป็นธรรม (Ethical sourcing), การป้องกันไม่ให้เกิดการติดสินบนและการคอรัปชั่น (Prevention of bribery and corruption), การไม่ใช้แรงงานทาส (Human capital practices including modern day slavery), การลดการใช้พลังงานและน้ำ (Reduction of energy and water use) และการลดการปล่อยก๊าซคาร์บอนไดอ็อกไซด์ (Reduction of CO2 emission)
-
ความหลากหลาย (Diversity):
ปัจจุบัน Diversity ถือเป็นเรื่องที่ได้รับความสนใจเป็นอย่างมาก ไม่ใช่แค่ในอเมริกาแล้ว แต่ในยุโรปและเอเซียแปซิฟิคด้วยเช่นกัน ในฐานะนักจัดซื้อจัดจ้าง เราสามารถร่วมเป็นส่วนหนึ่งในการสนับสนุน Diversity ได้ด้วยการเปิดให้มีการแข่งขันกันระหว่างคู่ค้าอย่างอิสระ ซึ่งจะนำไปสู่การพัฒนานวัตกรรมใหม่ๆได้
-
เงินทุนหมุนเวียน (Working capital):
เงินทุนหมุนเวียนเป็นปัจจัยหลักที่ทำให้ธุรกิจยังดำเนินต่อไปได้ เป็นปกติที่เวลาเราซื้อขายสินค้า เราก็จะต้องการเงินกลับมาให้เร็วที่สุด แต่ในความเป็นจริงนั้น คู่ค้าส่วนใหญ่เลือกที่จะจ่ายให้ตรงตาม payment term ที่เรากำหนดไว้ ปัจจุบันนี้เลยมีหลายบริษัทที่เริ่มหาวิธีในการหาเงินหมุนเวียนเข้าบริษัทให้ไวที่สุดโดยการให้ส่วนลดเล็กๆน้อยๆ
-
นวัตกรรม (Innovation):
เนื่องจากจัดซื้อจัดจ้างเป็นหน่วยงานที่ได้ติดต่อกับหน่วยงานภายนอก นั่นคือ คู่ค้าอยู่เสมอๆ ข้อดีของความสัมพันธ์แบบนี้คือการที่บริษัทได้แลกเปลี่ยนความรู้และสามารถพัฒนานวัตกรรมใหม่ๆร่วมกันได้ ในหลายๆบริษัทเริ่มที่จะผ่อนคลายข้อกำหนดใน Terms and conditions เพื่อคู่ค้าสามารถพัฒนาอะไรใหม่ๆได้โดยไม่มีข้อจำกัด
-
Digitalization projects:
ในปัจจุบัน บริษัทหลีกเลี่ยงไม่ได้ที่จะต้องใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพและรวดเร็วยิ่งขึ้น ในส่วนงานจัดซื้อจัดจ้าง บริษัทควรลงทุนในระบบและเครื่องมือต่างๆเพื่อให้หน่วยงานทำงานได้ง่ายขึ้น ไม่ว่าจะเป็น ERP ที่มี module ที่จำเป็นกับงานจัดซื้อจัดจ้าง, Data visualization tools เพื่อแสดงผลงานและเอาไว้วิเคราะห์ข้อมูลเพื่อทำ procurement strategy, การใช้ cloud-based application เพื่อลดความเสี่ยงข้อมูลสูญหาย
-
การบริหารจัดการ stakeholder:
ความท้าทายนี้มีความสำคัญมากๆเนื่องจากหน่วยงานจัดซื้อเป็นหน่วยงานตัวกลางระหว่าง user และ คู่ค้า หน่วยงานจัดซื้อจัดจ้างทำหน้าที่เป็น match maker นั่นคือการจับคู่กันระหว่าง demand และ supply ให้มาเจอกันตรงกลาง เพื่อทั้งคู่จะได้ซื้อ-ขายสินค้าและบริการได้อย่างตรงใจ เพราะฉะนั้นคนในหน่วยงานนี้จะต้องมีความสามารถในการจัดการ stakeholder แต่ละฝ่ายให้อยู่หมัด
-
การให้ความสำคัญทางด้านคุณภาพ:
หน่วยงานจัดซื้อจัดจ้างทั่วไปให้ความสำคัญมากๆกับการลดต้นทุนโดยที่อาจจะลืมปัจจัยสำคัญทางด้านอื่นๆที่จะส่งผลกระทบใน supply chain ได้ เช่น ด้านคุณภาพ ปัจจุบัน เป้าหมายหลักของหน่วยงานจัดซื้อจัดจ้างคือการสร้างสัมพัธภาพที่ดีระหว่างบริษัทกับคู่ค้า เพื่อจะร่วมสร้างคุณค่าไปด้วยกัน เพิ่มรายได้ไปด้วยกันและในขณะเดียวกันก็ร่วมกันแชร์ความเสี่ยง
หากหน่วยงานจัดซื้อจัดจ้างให้ความสำคัญกับความท้าทายเหล่านี้และมีการจัดการที่ดี บริษัทจะสามารถยืนได้ด้วยลำแข้งของตนเองและเติบโตไปอย่างยั่งยืน
“ซัพพลายเชน กูรู..รอบรู้เรื่องการบริหารจัดซื้อและซัพพลายเชน”
ภาพ: unsplash.com
อ่านบทความซัพพลายเชนอื่นๆเพิ่มเติมได้ที่ www.supplychainguru.co.th/articles