8 เรื่องสำคัญที่ชาวจัดซื้อจัดจ้างควรรู้!

ในการทำงานจัดซื้อจัดจ้างนั้น การมีความเข้าใจในเนื้องานที่ทำแบบ end-to-end จะทำให้เรามองเห็นภาพใหญ่ในการจัดซื้อจัดจ้างมากขึ้น กล่าวคือ เราจะเข้าใจว่างานเราสำคัญอย่างไร ส่งผลกระทบอย่างไรใน Value chain และทำให้มีขั้นตอนการทำงานอย่างชัดเจน และนี่คือ 8 เรื่องสำคัญที่ชาวจัดซื้อจัดจ้างควรรู้ในการทำงาน

1. ความเข้าใจในเรื่องกลยุทธ์จัดซื้อจัดจ้าง – กลยุทธ์การจัดซื้อจัดจ้างคือการตั้งวัตถุประสงค์และเป้าหมายของการจัดซื้อแล้วหา what to do หรือขั้นตอนการทำเพื่อที่จะบรรลุจุดประสงค์และเป้าหมายนั้นๆ เช่น เป้าหมายขององค์กรคือการลดต้นทุน (cost saving) กลยุทธ์การจัดซื้อจัดจ้างจะต้องคิดว่าองค์กรจะต้องทำอย่างไรเพื่อที่จะบรรลุวัตถุประสงค์และเป้าหมายนั้น เช่น องค์กรจะซื้อของในตลาดไหน จะซื้อกับซัพพลายเออร์กี่ราย รูปแบบสัญญาการซื้อขาย ความสัมพันธ์ระหว่างผู้ซื้อผู้ขาย คุณลักษณะของซัพพลายเออร์ที่เหมาะสมและคุณลักษณะของพนักงานจัดซื้อที่เหมาะสมกับแต่ละกลยุทธ

2. การทำ Category Management – การวางแผนกลยุทธ์การจัดซื้อของสินค้าและบริการแต่ละประเภท ซึ่งขึ้นอยู่กับนโยบายองค์กร วัตุประสงค์องค์กร โดยการวิเคราะห์สภาพตลาด การแข่งขันของผู้ซื้อและผู้ขาย อำนาจการเจรจาต่อรองของอค์กรกับซัพพลายเออร์ และวิธีการจัดซื้อในปัจจุบัน ซึ่งการทำ Category Management จะทำให้เห็นโอกาสและความเสี่ยงของสินค้าและบริการแต่ละประเภท ยกตัวอย่างเช่น กลยุทธ์การจัดซื้อจัดจ้างเพื่อการลดต้นทุน (Cost saving) อาจทำได้โดยการเจรจาต่อรองสัญญาระยะยาว หรือการหาซัพพลายเออร์รายใหม่ๆ เพื่อจะ balance power และบริหารความเสี่ยง

3. การทำความเข้าใจ Spend profile – การเป็นนักจัดซื้อจัดจ้างมืออาชีพที่ควรทำความเข้าใจในวัตถุดิบที่จะจัดซื้อ เข้าใจว่าในพอร์ตโฟลิโอของบริษัทมีการจัดซื้อจัดจ้างวัตถุดิบหรือบริการชนิดใดไปบ้าง หรือที่เราเรียกว่า Spend profile หากนักจัดซื้อจัดจ้างมีความเข้าใจใน Spend profile ของบริษัทก็จะทำให้การจัดซื้อจัดจ้างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

4. การทำ Procurement data analytics – การเก็บรวบรวมข้อมูลการจัดซื้อจัดจ้างมาวิเคราะห์เพื่อให้ได้ข้อมูลเชิงลึก ทางหน่วยงานจัดซื้อจัดจ้างสามารถนำข้อมูลเชิงลึกนี้มาเป็นตัวนำทางในการปรับปรุงกลยุทธ์และใช้เป็นข้อมูลในการประกอบการตัดสินใจได้ การทำ Procurement data analytics นั้นเป็นเทรนด์ที่กำลังมาแรงในยุคนี้ หากองค์กรใดไม่ให้ความสำคัญในการทำ Procurement data analytics แล้ว อาจจะทำให้อัตราการแข่งขันและประสิทธิภาพในการจัดการงานจัดซื้อจัดจ้างลดลง

two business men working happily together with smile on their faces
เครดิต: unsplash.com

5. การทำ Supplier Relationship Management (SRM): การบริหารความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์ ความสำเร็จขององค์กรไม่ได้ขึ้นอยู่กับความพึงพอใจของลูกค้า (Customer satisfaction) อย่างเดียว แต่ขึ้นอยู่กับความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์เช่นเดียวกัน โดยเฉพาะซัพพลายเออร์ที่ส่งมอบวัตถุดิบหรือบริการที่ critical กับองค์กร มีหลายเหตุการณ์ที่องค์กรมองเห็นโอกาสในทางธุรกิจ แต่องค์กรไม่สามารถทำได้ด้วยตัวเองฝ่ายเดียวแต่ต้องร่วมมือกับซัพพลายเออร์ หรือเรียกว่าต้องพึ่งพาศักยภาพซึ่งกันและกันเพื่อจะเติบโตไปด้วยกันในอนาคต

6. ความเข้าใจเรื่อง Total Cost of Ownership (TCO): เพราะว่าการซื้อของ นักจัดซื้อจัดจ้างที่ดีจะไม่ได้ดูแค่ราคาซื้อขายเท่านั้น แต่ต้องดูไปถึง Total Cost of Ownership (TCO) หรือ ต้นทุนรวมในการเป็นเจ้าของ นั่นคือ ค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องจลอดช่วงอายุการใช้งานของสินค้าหรือบริการนั้นๆ เพราะฉะนั้น นักจัดซื้อจัดจ้างที่ดีควรใช้ Total Cost of Ownership มาเป็นต้นทุนในการตัดสินใจในการจัดซื้อจัดจ้าง

7. Procurement KPI (Key Performance Indicator หรือตัวชี้วัด): ประสิทธิภาพของซัพพลายเออร์ส่วนหนึ่งมาจากประสิทธิภาพของงานจัดซื้อจัดจ้างซึ่งสามารถมองได้ทั้งหมดผ่าน 3 มุมมองนี้ที่ควรพิจารณา อันดับแรก เราต้องเข้าใจว่าความคาดหวังของ Top Management ในระดับองค์กรก่อนว่ามีความคาดหวังอย่างไรกับงานจัดซื้อจัดจ้าง เช่น ความหวังว่างานจัดซื้อจัดจ้างต้องเป็นส่วนหนึ่งของการเพิ่มยอดขาย กำไรมากขึ้น เป็นต้น จากนั้นตามมาด้วยความคาดหวังของ Stakeholders เช่น On time delivery, Fit to purpose quality เป็นต้น และสุดท้ายคือระดับของกระบวนการทำงานหรือ Process ที่รวดเร็ว ถูกต้องแม่ยำ โปร่งใสและตรวจสอบได้ เป็นต้น การจัดทำ KPI แล้ว ควรจะต้องมีการวัดอย่างเข้มข้นเพื่อที่จะได้ปรับปรุงต่อไป ตัววัดที่ดีควรวัดทั้งทางด้าน Efficiency และ Effectiveness ทั้งสองอย่างพร้อมกัน เช่น งานเสร็จ แต่งานเสร็จแบบไม่มีคุณภาพมันก็ไม่ได้

8. การเจรจาต่อรอง (Negotiation) : การเจรจาต่อรองเป็นอีกทักษะที่สำคัญอย่างมากอีกทักษะหนึ่งของนักจัดซื้อจัดจ้าง การเจรจาต่อรอง เป็นทั้ง Art & Science คือเริ่มตั้งแต่การวิเคราะห์สถานการณ์หลาย ๆ ด้านเพื่อการรู้เขา-รู้เรา การตั้งคำถาม การฟัง การเล่าเรื่อง การเลือกใช้เทคนิคการโน้มน้าว การใช้ Negotiation Tactics ตลอดจนแผนงานการติดตาม Agreement ที่ตกลงกัน ทั้งนี้เน้นที่ทั้งสองฝ่ายได้ผลประโยชน์ร่วมกันมากกว่าเพื่อทำให้ทั้งคู่เติบโตแบบยั่งยืนกันต่อไปในอนาคต

นอกจากเรื่องสำคัญ 8 เรื่องที่อธิบายไปในข้างต้นแล้ว หน่วยงานจัดซื้อควรได้รับการอบรมอยู่เสมอๆ ไม่ว่าจะเป็นเรื่องที่เป็น Technical skill (Functional competency) ของหน่วยงานจัดซื้อจัดจ้างและ Soft skill หรือทักษะที่พนักงานจัดซื้อจัดจ้างควรมี การที่พนักงานจัดซื้อจัดจ้าง หน่วยงานผู้ใช้ (Users) และผู้บริหารได้รับการอบรมเรื่องเหล่านี้ จะทำให้พวกเค้ามองเห็นงานจัดซื้อจัดจ้างเป็นภาพเดียวกันและสามารถนำความรู้มาต่อยอดและปรับปรุงพัฒนางานจัดซื้อให้ก้าวหน้ายิ่งๆขึ้นไป