5 Tips ในการพัฒนางานจัดซื้อจัดจ้างให้ปัง

แผนกการจัดซื้อจัดจ้างเป็นกุญแจสำคัญในการลดต้นทุนของบริษัท เป็นแผนกเดียวที่ควบคุมค่าใช้จ่ายของบริษัทและสามารถช่วยบริษัทประหยัดเงินได้ อ้างอิงจาก Deloitte Global CPO Survey ปี 2559 Chief Procurement Officer (CPO) ส่วนใหญ่เห็นด้วยว่าการลดต้นทุนเป็นเป้าหมายอันดับ 1 ในงาน แต่อย่างไรก็ตาม กว่า 62% ยังคงไม่พอใจกับการดำเนินงานในส่วนงานจัดซื้อจัดจ้างมากนัก ในวันนี้ซัพพลายเชน กูรู จะมานำเสนอ 5 ทิปส์ในการพัฒนางานจัดซื้อจัดจ้าง

  1. พัฒนานโยบายความเสี่ยงของแผนกจัดซื้อจัดจ้าง:

    ในโลกปัจจุบัน มีภัยคุกคามมากมายที่แผนกจัดซื้อจัดจ้างจะต้องเตรียมตัว ไม่ว่าจะเป็นการหยุดชะงักทางด้านดิจิตอล เช่น ระบบล่ม ความปลอดภัยทางด้านข้อมูล ทางด้านเหตุการณ์ที่คาดไม่ถึง เช่น ภัยธรรมชาติ โรคระบาด ที่ทำให้ธุรกิจหยุดชะงักไป
    การพัฒนานโยบายความเสี่ยงขึ้นมาให้ชัดเจน ทั้งปัจจัยความเสี่ยง การประเมินความเสี่ยง วิธีรับมือกับความเสี่ยงและระบุผู้รับผิดชอบ รวมไปถึงการมีแผนงานและขั้นตอนในเหตุการณ์ฉุกเฉิน เป็นเรื่องที่จำเป็นมากเพื่อบริษัทจะได้มีความมั่นใจว่าธุรกิจจะดำเนินต่อไปได้อย่างไม่สะดุด

  2. จัดลำดับความสำคัญเรื่องความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์:

    แผนกจัดซื้อจัดจ้างควรจะรักษาความสัมพันธ์อันดีกับซัพพลายเออร์ของบริษัทเพื่อสร้างความน่าเชื่อถือและเติบโตไปด้วยกัน มันเป็นเรื่องที่สำคัญมากว่าบริษัทและซัพพลายเออร์ควรเห็นภาพเป้าหมายร่วมกัน ซึ่งจะนำมาถึงวิธีการเพื่อที่จะบรรลุเป้าหมายไปด้วยกัน อย่างไรก็ตาม แผนกจัดซื้อจัดจ้างควรจัดลำดับความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์โดยอ้างอิงจากมูลค่าค่าใช้จ่ายและประเภทของสินค้า เช่น บริษัทขายรถยนต์ควรให้ความสำคัญกับซัพพลายเออร์ขาย engine รถยนต์มากกว่าซัพพลายเออร์ที่ขายล้อรถเพราะ engine เป็นหัวใจของรถยนต์และมีมูลค่าสูงกว่าล้อรถ เป็นต้น

    business partner
    เครดิต: freepik.com
  3. ลงทุนกับการพัฒนาบุคลากรแผนกการจัดซื้อจัดจ้าง:

    พนักงานเป็นฟันเฟืองหลักในการทำงาน หากพนักงานมีทัศนคติที่ดีและมีศักยภาพก็จะทำให้ผลงานที่ออกมามีประสิทธิภาพมากขึ้น แผนกจัดซื้อจัดจ้างควรลงทุนในการพัฒนาบุคลากรเพื่อส่งเสริมให้ทุกคนมีทักษะในการทำงานเพราะบุคลากรในแผนกนี้จะเป็นตัวหลักในการช่วยลดต้นทุนในบริษัททั้งหมด เรื่องที่ควรส่งเสริมให้เรียนมีมากมาย ไม่ว่าจะทางด้าน technical skill เช่น การเข้าใจและพัฒนากลยุทธการจัดซื้อจัดจ้างให้เหมาะสมกับประเภทของสินค้าและบริการ การทำ spend analysis เพื่อหาสินค้าที่จะทำการลดต้นทุน ด้าน soft skill เช่น การเจรจาต่อรองยังไงให้มีประสิทธิภาพ นอกจากการพัฒนาบุคลากรแล้ว บริษัทส่งเสริมและเปิดโอกาสให้พนักงานได้ทดลองทำจริงซึ่งมีหลายบริษัทบรรลุเป้าหมายการลดต้นทุนจากการลงทุนกับการพัฒนาบุคลากร

  4. ประเมินตัวชี้วัดการจัดซื้อจัดจ้างอย่างสม่ำเสมอ:

    การทำความเข้าใจถึงประสิทธิภาพในการทำงานของแผนกจัดซื้อจัดจ้างและรู้ว่างานในส่วนไหนควรจะปรับปรุง ผู้บริหารจะต้องมั่นใจว่า การประเมินการทำงานของจัดซื้อจัดจ้างได้ใช้ตัวชี้วัดที่เหมาะสม เพราะฉะนั้น การประเมินตัวชี้วัดควรทำอยู่สม่ำเสมอเพื่อปรับให้เข้ากับการทำงานเพื่อการวัดผลที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น

  5. ลองหาประโยชน์จากการ Outsource:

    ในสายงานซัพพลายเชน การ outsource สามารถเพิ่มประสิทธิภาพและมูลค่าของการทำงานโดยการให้ผู้ที่มีความเชี่ยวชาญกว่า ทำงานได้ไวกว่า มาทำงานในส่วนที่บริษัทไม่ถนัด ข้อดีของการใช้ outsource คือการเพิ่ม ROI (Return on investment) ในระยะยาวเพราะผู้เชี่ยวชาญเหล่านี้จะช่วยเราทำงานในด้านที่เค้าเป็น expert อีกทั้งยังสามารถให้ความคิดเห็นแบบไม่ลำเอียง (unbiased) เพื่อที่จะลดต้นทุนและช่วยปรับปรุงกำไร

อ้างอิง: https://supplychainminded.com/5-tips-improving-procurement-performance/