คุณเคยสังเกตหรือไม่ว่า ในชีวิตประจำวันของเรานั้นจะต้องเกี่ยวข้องกับการเจรจาต่อรองแบบที่เราไม่รู้ตัว เช่น เวลาซื้อของ เวลาเจรจาเงินเดือน ประสบการณ์ในชีวิตประจำวันเหล่านี้ล้วนแล้วจะต้องใช้ทักษะการเจรจาต่อรองทั้งสิ้น การเจรจาต่อรองให้ประสบความสำเร็จ หมายถึง การที่การเจรจาต่อรองบรรลุผลตามวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ตามที่ต้องการ วันนี้อาจารย์หนุ่มซัพพลายเชน กูรู มี 5 ทิปส์ที่จะช่วยให้การเจรจาต่อรองประสบความสำเร็จ
- การกำหนดวัตถุประสงค์และกลุยทธ์การเจรจา:
การกำหนดวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายว่า เราอยากได้อะไรจากการเจรจาต่อรองครั้งนี้ เป็นส่วนที่สำคัญในการทำให้ทุกคนที่เกี่ยวข้องกับการเจรจาเข้าใจและเห็นเป็นภาพเดียวกัน เช่น เป้าหมายของการเจรจาครั้งนี้คือการทำให้การส่งมอบในระยะยาวไม่สะดุด (ไม่มี supply disruption) หรือเป้าหมายให้ได้ในเรื่องของราคา เป็นต้น เมื่อมีวัตถุประสงค์แล้ว ขั้นตอนถัดมาคือการกำหนดกลยุทธ์ในการเจรจาต่อรอง ว่าจะให้ออกมาเป็นรูปแบบ Win-win หรือ Win-lose และกำหนดแนวทางในการเจรจาว่าจะออกมาเป็นอย่างไร - การเตรียมตัว:
ถามว่าทำไมต้องเตรียมตัวก่อน เพราะว่าเราต้องการให้การเจรจาประสบความสำเร็จ ซึ่งประสบความสำเร็จ หมายถึงได้ผลลัพธ์ตามเป้าหมายที่ตั้งไว้ ส่วนใหญ่คนมักมองข้ามเรื่องการเตรียมตัวไป ทางเราได้ลิสต์มาแล้วว่าก่อนการเจรจาควรเตรียมตัวในเรื่องอะไรบ้าง
- ความเข้าใจในวัตถุประสงค์ของการเจรจา: เข้าใจในฝั่งของคุณว่าต้องการผลลัพธ์อะไรจากการเจรจานี้ เช่น ต้องได้ราคาที่ทำให้ต้นทุนแข่งขันได้ และหรือ ต้องได้การส่งมอบอย่างสม่ำเสมอ และหรือ ในกรณีที่มีประเด็นปัญหาเกิดขึ้น ต้องได้วิธีการแก้ปัญหาอย่างชัดเชนเป็นรูปธรรม
- การวิเคราะห์สถานการณ์ตลาด: เข้าใจบริบทของสถานการณ์ว่า สถานการณ์ของตลาดเป็นอย่างไร เป็นตลาดของผู้ซื้อหรือผู้ขาย เมื่อเราเข้าใจบริบทปัจจุบันของสินค้าและบริการนั้นๆแล้ว เราจะสามารถวางแผนและกลยุทธ์การเจรจาต่อรองได้ง่ายขึ้น
- การจัดเตรียมทีมเจรจา: ในส่วนของการจัดเตรียมทีมงานเพื่อไปเจรจาต่อรองนั้นเป็นเรื่องสำคัญ การมีทีมที่ดีทำให้มีชัยไปกว่าครึ่ง เช่น หากคุณจะไปเจรจาสำหรับวัตถุดิบที่ใช้ความรู้เฉพาะทางมากๆ คุณควรจะต้องจัดทีมที่รวมผู้เชี่ยวชาญด้านเทคนิคไปด้วย
- สไตล์การเจรจาต่อรอง (Negotiation Style): สไตล์การเจรจาต่อรองคือลักษณะของการเจรจาว่าจะออกมาเป็นแนวไหน บุคลิกของคู่ต่อรองว่าเป็นอย่างไร เช่น บางคนอาจมีสไตล์การต่อรองแบบ Logical หรือต้องใช้ตรรกะและเหตุผลในการต่อรอง ซึ่งสไตล์การต่อรองแต่ละแบบจะมีจุดแข็ง จุดอ่อนและคำแนะนำในการรับมือแตกต่างกันออกไป หากเราสามารถรู้สไตล์ของคู่ต่อรองได้ก่อน เราก็จะสามารถวางแผนกลยุทธ์ได้แน่นอนมากขึ้น
- เทคนิคการโน้มน้าว (Persuasion technique): ต่อจากข้อสไตล์การต่อรองก็คือเทคนิคการโน้มน้าว เมื่อเราทราบถึงสไตล์การต่อรองของคู่ต่อรองแล้ว การเลือกเทคนิคการโน้มน้าวเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องเลือกให้เหมาะสมกับสไตล์ของแต่ละคน ยิ่งทำการบ้านไปเยอะเท่าไหร่ยิ่งดีครับ
- การตั้ง Negotiable zone ของทั้งของเราและของเค้า:
Negotiable zone คือโซนการเจรจาต่อรองที่ผลประโยชน์ของทั้ง 2 ฝ่ายคาบเกี่ยวกัน Negotiable zone เป็นโมเดลที่ทรงพลังที่ช่วยให้ผู้เจรจามีหลักการในการเจรจา การตั้ง Negotiable zone คือการตั้งเป้าหมายว่า best case และ worst case ของทั้งเค้าและเราคืออะไร เช่น บริษัทกำลังต่อรองราคาคอมพิวเตอร์ที่จะซื้อหลายเครื่องเพื่อใช้ในออฟฟิส ราคา Best case สำหรับเราคือ 10,000 บาท และ Worst case อยู่ที่ 15,000 บาท ในขณะที่ราคา Best Case ของผู้ขายอยู่ที่ 17,000 บาทและ Worst case อยู่ที่ 12,000 บาท จากเหตการณ์นี้จะเห็นได้ว่า Negotiable zone จะอยู่ที่ 12,000 – 15,000 บาท (ส่วนที่คาบเกี่ยวกันนั่นเอง) ผู้เจรจาเองจะสามารถนำ Negotiable zone มาใช้ในการต่อรองได้ - การมีแผนสำรอง (Contingency plan):
สุดท้ายแล้ว ในทุกการเจรจาต่อรอง ทีมงานควรมีแบบสำรองหรือ contingency plan ในกรณีที่เกิดเหตุการณ์ที่ไม่คาดคิด เมื่อแผนหลักที่เราวางไว้ไม่เป็นไปตามเป้าหมายที่ตั้งใจไว้ ทีมงานจะได้นำแผนสำรองนี้มาใช้ได้เลย ซึ่งแผนสำรองอาจจะเป็นแผนที่มีกลยุทธ์ที่แตกต่างออกไป - การประเมินประสิทธิภาพการเจรจาต่อรองของตนเอง:
เมื่อคุณเจรจาต่อรองเสร็จแล้ว การประเมินประสิทธิภาพของการเจรจาที่ผ่านมาเป็นกิจกรรมสำคัญที่คนส่วนใหญ่มักละเลย ถึงแม้ว่าการเจรจาจะผ่านไปได้ด้วยดี คุณยังควรประเมินประสิทธิภาพการเจรจาของตนเอง ว่าอะไรที่ทำได้ดี อะไรที่ควรปรับปรุง แล้วจะปรับปรุงให้ครั้งต่อไปดีขึ้นได้อย่างไร
และนี่คือ 5 ทิปส์ตัวช่วยที่จะทำให้การเจรจาต่อรองประสบความสำเร็จและผ่านไปอย่างราบรื่น คุณสามารถนำทิปส์นี้มาทำเป็น checklist ได้เลยเพื่อป้องกันการหลงลืม นอกจากนี้ เพื่อการพัฒนาทักษะการเจรจาต่อรองต่อไปอย่างยั่งยืน ผมแนะนำให้ทุกคนประเมินประสิทธิภาพทักษะการเจรจาของตัวเองด้วย เขียนออกมาเลยครับ เราจะได้ทราบว่าข้อดี ข้อควรปรับปรุงของตนเองคืออะไร การเจรจาต่อรองครั้งถัดไปจะได้ไม่ผิดซ้ำเรื่องเดิมครับ เมื่อเรามีการเตรียมตัวที่ดี เจรจา 100 ครั้งก็ประสบความสำเร็จ 100 ครั้งครับ