4 ระดับของวุฒิภาวะในการจัดซื้อจัดจ้าง

business-people-stand-clipboard-with-checklist

ในโลกของการจัดซื้อจัดจ้าง แน่นอนว่าทุกๆองค์กรมีความต้องการอยากพัฒนาตนเองให้ก้าวกระโดดไปอีกขั้น หรือ ปรับปรุงขั้นตอนการทำงานให้ได้ตามหลักมาตรฐานสากล ก่อนที่จะไปถึงจุดนั้น สิ่งที่ควรทำอันดับแรกคือ การประเมินองค์กรของตนเองก่อนว่าอยู่ในระดับไหน และอยากจะก้าวไปอยู่ที่จุดไหน โดยการใช้การประเมินวุฒิภาวะ (Maturity Assessment) เพื่อทำให้รู้ as-is ศักยภาพของตนเองก่อน วันนี้ #อาจารย์หนุ่มซัพพลายเชนกูรู ขอนำเสนอ 4 ระดับของวุฒิภาวะการจัดซื้อจัดจ้าง (Procurement maturity) มาฝากกัน ทุกคนสามารถนำ 4 ระดับตรงนี้ไปเป็น guideline ในการประเมินศักยภาพของแผนกจัดซื้อจัดจ้างของตัวเองไว้ก่อน

วุฒิภาวะการจัดซื้อจัดจ้าง (Procurement maturity) คืออะไร

วุฒิภาวะการจัดซื้อจัดจ้าง (Procurement maturity) เป็นการวัดวุฒิภาวะ ความสามารถในการทำงานของจัดซื้อจัดจ้างโดยมีเป้าหมายในการเพิ่มคุณภาพการทำงานของงานจัดซื้อจัดจ้างให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น โมเดลวุฒิภาวะมีต้นแบบมาจากการปรับปรุงขบวนการผลิต Software โดยมีลักษณะคล้ายคลึงกับ Quality control ในอุตสาหกรรม

ระดับวุฒิภาวะการจัดซื้อจัดจ้างแบ่งออกเป็นทั้งหมด 4 ระดับ โดยเริ่มจากระดับเริ่มต้น ไปยังระดับที่มีวุฒิภาวะสูงสุด

  1. Tactical and Operational
  2. Sourcing Mastery
  3. Category Strategy
  4. Business Innovation

ในแต่ละระดับวุฒิภาวะการจัดซื้อจัดจ้าง จะประเมินในเรื่องใดบ้าง

ในแต่ละระดับจะแบ่งการประเมินออกเป็น 3 ด้าน ได้แก่ ด้านบุคลากร (People) ด้านกระบวนการ (Process) และด้านเทคโนโลยี (Technology) ซึ่งในการประเมินวุฒิภาวะ แต่ละองค์กรไม่จำเป็นต้องได้ทั้ง 3 ด้านนี้อยู่ในระดับเดียวกัน นั่นคือ ด้านบุคลากรและกระบวนการอาจจะอยู่ในระดับ 3 แต่ด้านเทคโนโลยีอาจจะอยู่ในระดับ 2 เป็นต้น แต่ทั้งนี้ทั้งนั้น ระดับที่ได้ในแต่ละด้านไม่ควรจะห่างกันมากเกินไป เช่น ด้านบุคลากรและกระบวนการอยู่ในระดับ 4 แต่ด้านเทคโนโลยีอาจจะอยู่ในระดับ 1 เป็นต้น

collaborative-process-multicultural-businesspeople-using-computer-presentation-communication-meeting-brainstorming-ideas-about-project-colleagues-working-plan-success-strategy-modern-office-min

ต่อไปมาดูกันดีกว่าว่าในทั้งหมด 4 ระดับ ด้านบุคลากร ด้านกระบวนการ และด้านเทคโนโลยีจะให้คำอธิบายไว้ว่าอย่างไรบ้าง

ระดับที่ 1: Tactical and Operational

ในระดับนี้ เรียกได้ว่าเป็นระดับเบื้องต้น (Beginner) บริษัทมีการจัดซื้อจัดจ้างตามปกติ แต่ไม่มีการวางกลยุทธ มีแต่การทำงานรูทีน (Routine) ประจำวันไป กระบวนการทำงานจัดทำโดยพนักงาน ในขณะที่แผนกการเงินเป็นคนควบคุมงบประมาณ ออกใบ invoice และจ่ายเงินซัพพลายเออร์ ไม่มีการตั้งคำถามเรื่องการตั้งราคา ระดับการบริการ การจัดการต่างๆ หรือเรื่องคุณภาพ

ด้านบุคลากร: พนักงานจัดซื้อจัดจ้างทำงานเพื่อให้เสร็จวันต่อวัน แก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าได้ ไม่มีการวางแผนหรือกลยุทธ ในขณะที่พนักงานแผนกการเงินก็ทำหน้าที่ออกใบ invoice และจ่ายเงินซัพพลายเออร์ ไม่มีทีมงานใดที่รับผิดชอบทำหน้าที่การจัดหา (Sourcing) อย่างชัดเจน

ด้านกระบวนการ: ไม่มีกระบวนการทำงานอย่างชัดเจน แค่มีการทำงานให้มั่นใจว่าจ่ายเงินซัพพลายเออร์ตรงเวลา ทำตามที่แผนกบัญชีบอกมาเท่านั้น ไม่มีกระบวนการในการจัดการซัพพลายเออร์หรือการจัดหาใดๆทั้งสิ้น

ด้านเทคโนโลยี: ในจุดนี้บริษัทยังใช้ระบบ ERP ในการจัดซื้อจัดจ้างอย่างเดียว ซึ่งส่วนมากจะถูกออกแบบมาให้เหมาะสมกับผู้ใช้ในแผนกบัญชีมากกว่า ไม่มีโมดูลที่สำคัญๆอย่าง Contract Lifecycle Management, P2P (Procure-to-Pay) ถึงแม้ว่าจะมีแต่ก็ยังใช้ประโยชน์ได้น้อยมากๆ

ระดับที่ 2: Sourcing Mastery

ในระดับนี้ บริษัทเริ่มได้ประโยชน์จากการมีการจัดซื้อจัดจ้าง นั่นคือ มองเห็นโอกาสในการลดต้นทุนจากซื้อของ บริษัทเริ่มจ้างพนักงานที่มีความสามารถเฉพาะทางเข้ามาทำงานจัดซื้อจัดจ้าง รวมไปถึงการบริหาสัญญา การเจรจาต่อรอง แผนกจัดซื้อจัดจ้างเริ่มมีการพูดคุยกันกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเกี่ยวกับการจัดหา (sourcing) เพื่อให้ได้ผลประโยชน์สูงสุดกับบริษัท

ด้านบุคลากร: บริษัทเริ่มคัดสรรบุคลากรที่มีความรู้ความสามารถเฉพาะทางเข้ามาทำงานจัดซื้อจัดจ้าง โดยเข้ามาจัดการสัญญาให้เหมาะสม เริ่มมีการทำ sourcing กับกลุ่มสินค้าที่มีความสำคัญต่อบริษัท

ด้านกระบวนการ: แผนกจัดซื้อจัดจ้างเริ่มมีการวางกระบวนการทำงานที่เป็นมาตรฐานในการจัดหา มีการวัด SLA (Service Level Agreement) นอกจากนี้ยังมีการแบ่งกลุ่มซัพพลายเออร์ตามความสำคัญของประเภทสินค้าโดยดูจากยอดรายจ่ายในแต่ละปี ความสำคัญของสินค้าต่อบริษัท เป็นต้น

ด้านเทคโนโลยี: บริษัทเริ่มเห็นความสำคัญของการใช้ระบบเทคโนโลยีมากขึ้น มีการ streamline process ในการทำ Procure-to-Pay การจัดหา การบริหารสัญญา การออกใบ invoice และการจ่ายเงิน เพื่อให้ระบบตอบโจทย์กับการใช้งานจริง

woman-standing-mammography-machine-examination-disease-diagnosis-min

ระดับที่ 3: Category Strategy

ในระดับที่ 3 นี้ บริษัทให้ความสำคัญกับการทำ Category Management เพราะบริษัทมีทรัพยากรและความสามารถในการจัดหาได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ทั้งนี้ทั้งนั้น การทำ Category Management ยังถูกลิมิตจากระบบเทคโนโลยีอยู่บ้างที่ยังทำให้การทำงานไม่สามารถใช้ประโยชน์จากการวิเคราะห์ข้อมูลได้

ด้านบุคลากร: แผนกจัดซื้อจัดจ้างได้แบ่งหน้าที่ให้บุคลากรแต่ละคนโฟกัสใน category ที่ตัวเองได้รับมอบหมาย ซึ่งทำให้แผนกสามารถหาวิธีการลดต้นทุนและเพิ่มมูลค่าให้กับบริษัทมากขึ้นผ่านการวิเคราะห์รายจ่ายของสินค้าแต่ละ category การทำ Total cost of ownership (TCO) การตัดสินใจโดยใช้ข้อมูลและข้อเท็จจริง จากการกระทำดังกล่าว ทำให้แผนกจัดซื้อจัดจ้างเป็นแผนกที่สำคัญและได้ถือว่าเป็นแผนกที่ช่วยในการขับเคลื่อนบริษัท

ด้านกระบวนการ: กระบวนการต่างๆได้มีการแบ่งหน้าที่กันอย่างชัดเจนตามหลักการของ RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) รวมไปถึงขั้นตอนการจัดหาด้วย ผู้รับผิดชอบด้านการจัดหาได้ทำการนัดหารือกับผู้มีส่วนเกี่ยวข้องในเรื่องของการรีวิวผลงานของซัพพลายเออร์และหาช่องทางในการพัฒนางานให้ดียิ่งๆขึ้นไป

ด้านเทคโนโลยี:  แผนกจัดซื้อจัดจ้างได้ใช้ระบบในการเพิ่มคุณค่าให้กับงานที่ทำโดยการทำให้กระบวนการทำงานทั้งหมดไม่ว่าจะเป็นความโปร่งใสในขั้นตอนการเลือกซัพพลายเออร์ การใช้ระบบมาวิเคราะห์ข้อมูลที่มีอยู่เพื่อให้รู้ถึงเทรนด์และโอกาสการพัฒนางาน การใช้ระบบในการทำ bidding เป็นต้น

ระดับที่ 4: Business Innovation

ในระดับ 4 นี้คือขั้นสูงสุดของระดับวุฒิภาวะ นั่นคือ บริษัทสามารถได้ประโยชน์สูงสุดจากการทำ Category Management โดยมีระบบเทคโนโลยีช่วยสนับสนุน แผนกจัดซื้อจัดจ้างและจัดหาทำงานร่วมกัน ช่วยให้ทั้ง user และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียได้รับผลประโยชน์สูงสุดจากการจัดซื้อจัดจ้าง นอกจากนี้ยังสามารถเปิดโอกาสให้บริษัทได้ทำจับมือร่วมกับซัพพลายเออร์รายสำคัญเพื่อทำ business innovation ต่อไปในระยะยาวอีกด้วย

ด้านบุคลากร: ในระดับนี้ บุคลากรจัดซื้อจัดจ้างมีความรู้ความเข้าใจในเนื้องานของตัวเองอย่างถ่องแท้และรู้ว่า best practices ทำอย่างไร ผู้บริหารแผนกจะเป็นผู้วางกลยุทธการทำงานว่าจะไปในทิศทางไหน ทำอย่างไร เพื่อที่จะโตไปในทางเดียวกับเป้าหมายของบริษัท ในขณะที่บุคลกากรภายในแผนกจะเป็นผู้ขับเคลื่อนและประสานงานกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและซัพพลายเออร์เพื่อไปให้ถึงเป้าหมายที่ตั้งไว้ทั้งระยะกลางและระยะยาว

ด้านกระบวนการ: ผู้บริหารงานจัดซื้อจัดจ้างทำงานร่วมกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในบริษัทเพื่อทบทวนแผนการทำงานระยะ 3-5 ปีเพื่อที่จะวางแผนงานของจัดซื้อจัดจ้างให้สอดคล้องและบรรลุเป้าหมายบริษัท มีการวางแผนร่วมกันเพื่อหาโอกาสในการทำธุรกิจใหม่ๆ ตลาดใหม่ๆ หรือดูสินค้าตัวใหม่ๆ

ด้านเทคโนโลยี: ระบบการทำงานทุกอย่างเรียกได้ว่าเป็น “Best-in-class” นั่นคือการ centralise ทุกอย่างให้อยู่ที่ระบบเดียวซึ่งรวมถึงการจัดหา การจัดซื้อจัดจ้าง การบริหารสัญญา การบริหารความเสี่ยง การออกเอกสารทางการเงินต่างๆ และการจ่ายเงิน ระบบสามารถดึงข้อมูลจากส่วนงานต่างๆมาวิเคราะห์ได้อย่างรวดเร็วและสามารถประมวลผลเพื่อให้ได้ insight และเทรนด์ในการประกอบการพัฒนากลยุทธต่อไป

“ซัพพลายเชน กูรู..รอบรู้เรื่องการจัดการจัดซื้อและซัพพลายเชน”