ความสำคัญของ RACI ในงานซัพพลายเชน

RACI matrix คืออะไร?

RACI ย่อมาจาก Responsible, Accountable, Consulted และ Informed คือ ตารางที่ใช้ในการกำหนดบทบาทและหน้าที่ความรับผิดชอบของคนที่เกี่ยวข้องในงานและการตัดสินใจต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นในการจัดการบริหารโครงการ ซึ่งทำให้ทุกคนที่เกี่ยวของกับโครงการทราบว่าในงานแต่ละชิ้นนั้น ตนเองมีบทบาท ขอบเขตความรับผิดชอบ และระดับที่จะต้องเกี่ยวข้องกับงานนั้นๆ เป็นอย่างไร

• Responsible:

  ผู้ที่มีหน้าที่ทำงานนั้น ๆ ให้สำเร็จ ไม่ว่าจะมาจากการลงมือทำหรือการตัดสินใจเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ของงานที่ได้รับมอบหมาย ทุก ๆ งานต้องมีบทบาทบาทนี้อย่างน้อย 1 คน

• Accountable

  ผู้ที่เป็นเจ้าของงานตัวจริงเสียงจริง มีหน้าที่กำหนดบทบาทความรับผิดชอบให้กับคนที่เกี่ยวข้องกับงานที่ตนเองเป็นเจ้าของ ตรวจสอบและอนุมัติก่อนที่จะส่งมอบงานนั้น ๆ ว่างานหรือการตัดสินใจที่เกิดขึ้นครบถ้วนสำเร็จตามวัตถุประสงค์หรือไม่ ซึ่งบทบาทนี้มีได้แค่ 1 คนเท่านั้น

• Consulted

  คือ ผู้ที่มีหน้าที่ให้คำปรึกษาและคำแนะนำที่เกี่ยวข้องกับการทำงานหรือการตัดสินใจนั้น ๆ สามารถช่วยให้งานออกมาดีขึ้น ซึ่งบทบาทนี้สามารถมีได้มากกว่า 1 คน

• Informed

  คือ ผู้ที่ไม่ได้มีหน้าที่หรือทำงานในบทบาทข้างต้น แต่เราจะต้องแจ้งความคืบหน้าของงานให้ทราบเป็นระยะ ๆ เพื่อให้ทราบถึงสถานะของงานหรือโครงการ ซึ่งบทบาทนี้สามารถมีได้มากกว่า 1 คน

ความสำคัญของ RACI ในซัพพลายเชน

เนื่องจากงานในซัพพลายเชน จะเป็นลักษณะงานที่มีความเกี่ยวข้องกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียตั้งแต่ต้นน้ำ (การผลิต) ไปจนถึงปลายน้ำ (โลจิสติกส์) เพราะฉะนั้น RACI matrix เป็นอีกเครื่องมือหนึ่งที่ใช้กันอย่างแพร่หลายในงานซัพพลายเชนเพื่อที่จะกำหนดบทบาทและหน้าที่ของบุคลากรในสายงานให้มีความชัดเจน ซึ่งส่งผลให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยความสำคัญของ RACI matrix นี้ เราจะมองผ่านในมิติของความสำคัญต่อบุคลากร (People) ต่อกระบวนการทำงาน (Process) และการปฏิบัติ (Practice)

บุคลากร (People):

เพราะงานซัพพลายเชนเกี่ยวข้องกับหลายส่วนงานและจะทำให้เกิดความคิดเห็นที่แตกต่างกันออกไปจากหลายๆส่วน การกำหนดบทบาทใน RACI จะทำให้ผู้ที่เกี่ยวข้องรับทราบถึงบทบาทและหน้าที่ของแต่ละคน รู้ว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบ มีอำนาจในการตัดสินใจบ้าง และยังช่วยให้ทุกฝ่ายเข้าใจถึงขั้นตอนการทำงานและสถานะการทำงานอีกด้วย

ด้านกระบวนการ (Process):

การกำหนดบทบาทใน RACI จะทำให้บุคคลที่เกี่ยวข้องในซัพพลายเชนทั้งหมดทราบถึงขั้นตอนการปฏิบัติงานแบบ end-to-end process ว่าไม้แรกจะไปอยู่กับใคร ใครจะต้องส่งต่อให้ใครบ้าง ใครเป็นผู้มีอำนาจการตัดสินใจ และสุดท้ายจะต้องรายงานผลให้ใครรับทราบบ้าง จากนั้น ผู้รับผิดชอบงานสามารถนำกระบวนการทำงานในส่วนนี้ไปลงเป็น roadmap ในการทำงานได้เพื่อให้สุดท้ายงานออกมาสำเร็จตามที่วางเป้าหมายไว้

ด้านการปฏิบัติ:

ผู้รับผิดชอบงานจะต้องมั่นใจว่าบุคลากรที่เกี่ยวข้องมีความเข้าใจในบทบาทและหน้าที่ของตัวเองเพื่อที่จะไม่ทำงานทับซ้อนกัน RACI matrix จะทำให้การปฏิบัติงานง่ายขึ้นเพราะมีการกำหนดบทบาทให้เห็นอย่างชัดเจน คนทำงานสามารถส่งไม้ต่อตามหน้าที่ของตัวเองได้อย่างชัดเจน