จัดการสต๊อกให้ดีขึ้นโดยการทลายการทำงานแบบ silo

คุณรู้หรือไม่ว่า หนึ่งในสาเหตุที่ทำให้การจัดการสินค้าคงคลัง (สต๊อก) ไม่ประสบความสำเร็จคือการทำงานเป็น silo ของคนในองค์กร ในใจตอนนี้คุณอาจคิดว่า มันมีผลกระทบขนาดนั้นเลยหรอ? อาจารย์หนุ่มซัพพลายเชนกูรูจะมาไขข้อสงสัยกันว่าบริษัทจะสามารถบริหารสต็อกให้ดีขึ้นได้โดยการทำลายกำแพง silo ได้อย่างไร

การทำงานแบบ silo คืออะไร?

เมื่อแผนกต่าง ๆ ในองค์กรเดียวกัน ไม่ยอมแลกเปลี่ยนข้อมูลหรือองค์ความรู้ระหว่างกัน บางทีทำซ้ำกันบ้าง ขัดกันบ้าง เป็นปัญหาที่หลายๆ องค์กรต้องเจอโดยเฉพาะองค์กรขนาดใหญ่ ซึ่งพฤติกรรมเช่นนี้ทำให้ประสิทธิภาพการดำเนินงานต่ำลง ขวัญกำลังใจพนักงานตก และอาจส่งผลถึงขั้นทำลายวัฒนธรรมองค์กรได้

การทำงานแบบ silo กับการจัดการสินค้าคงคลัง (สต๊อก)

เนื่องจากการจัดการสินค้าคงคลังที่ดีคือการจัดการให้สต๊อกอยู่ในปริมาณที่เพียงพอกับปริมาณการใช้ ไม่เหลือค้างเก็บไว้ในคลังนานๆเพราะตัวสินค้าคงคลังนั้นมีต้นทุนด้วยตัวของมันเองและมีต้นทุนในการจัดเก็บ เพราะฉะนั้นเรื่องของปริมาณในการจัดเก็บสต๊อกหรือที่เรียกว่า safety stock, เวลาในการสั่งซื้อของ, ระยะเวลาในการจัดส่งของ ล้วนแล้วเป็นเรื่องที่เกี่ยวข้องกับคนในองค์กรทั้งสิ้น กล่าวคือ ตั้งแต่แผนกการขาย (Sales) ที่ไปคุยกับลูกค้ามา แผนกนี้จะทราบว่าลูกค้าต้องการอะไร ปริมาณเท่าไหร่ และเมื่อไหร่ที่ต้องการของ ทางแผนกการขายจะต้องมาคุยกับแผนกวางแผนหรือ Planning เพื่อที่จะดูว่าศักยภาพในการผลิตขององค์กรรองรับความต้องการของลูกค้าได้ไหม จากนั้นแผนกวางแผนก็ต้องไปคุยกับแผนกจัดซื้อ (Procurement) ว่าของเพียงพอไหม หากไม่เพียงพอ ต้องใส่อะไรเพิ่ม เป็นจำนวนเท่าไหร่บ้าง และคุยกับแผนกการผลิต (Production) ถึงกำลังการผลิตว่าสอดคล้องกับความต้องการไหม

จากตัวอย่างที่กล่าวมาทั้งหมดจะเห็นได้ชัดเจนเลยว่า หากพนักงานในแผนกเหล่านี้ทำงานแบบ silo จะทำให้ข้อมูลมันไม่ไหลไปตามห่วงโซ่การผลิต ผลที่ตามมาคือเกิดความไม่สอดคล้องกันระหว่างความต้องการของลูกค้าและศักยภาพการผลิตขององค์กร สุดท้ายลูกค้าจะเป็นผู้แบกภาระนั้นไว้พร้อมกับชื่อเสียงขององค์กรที่ไม่สามารถจัดส่งของได้ตามเวลาที่กำหนด

ทลายการทำงานแบบ silo ด้วยการทำ CPFR (Collaborative, Planning, Forecasting, Replenishment)

CPFR (Collaborative, Planning, Forecasting, Replenishment) คือแผนการสร้างความร่วมมือ (Collaborative), การวางแผน (Planning) , การพยากรณ์ (Forecasting) และการเติมเต็มสต๊อก (Replenishment) เพื่อให้มีวัตถุดิบเพียงพอในการผลิตและจัดส่งสินค้าให้ลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ก่อนที่เราจะไปทำ CPFR ให้มีประสิทธิภาพได้นั้น องค์กรควรทลายการทำงานแบบ silo ออกไปให้ได้ก่อน องค์กรอาจจะเริ่มจาก

• การให้พนักงานแผนกต่างๆมองเป้าหมายเดียวกัน (Common goal) ว่าคือเป้าหมายอะไร เช่น เป้าหมายในการส่งสินค้าให้ลูกค้าตามเวลาที่กำหนดไว้
• การมองเพื่อนต่างแผนกเป็นลูกค้าภายใน (Internal customer) และซัพพลายเออร์ภายใน (Internal supplier) ซึ่งกันละกันเพื่อที่จะส่งมอบงานที่ได้ตกลงกันไว้อย่างมีคุณภาพ
• การจัดทำ Team building เพื่อให้พนักงานในองค์กรมีโอกาสรู้จักกันมากขึ้น ทำกิจกรรมร่วมกันและละลายพฤติกรรมกัน ทำให้พนักงานจากหลายๆแผนกรวมกันเป็นหนึ่งเดียว

สรุป

จะเห็นได้ว่าการทำงานแบบ silo หรือต่างคนต่างทำงานของตนเอง ไม่มีความร่วมมือกันเป็นหนึ่งเดียว จะทำให้ผลที่ตามมานั้นไม่ใช่แค่ performance ของซัพพลายเชนและองค์กรเสียเชื่อเสียง แต่ผลกระทบหลักเลยคือเราไม่สามารถตอบโจทย์และทำตามความคาดหวังของลูกค้าได้ เพราะฉะนั้นการทลายการทำงานแบบ silo ได้จะเกิดผลดีต่อองค์กรอย่างมากมาย รวมไปถึงการบริหารสต๊อกให้ดีขึ้นด้วย