3 สาเหตุหลักที่ทำให้ “สินค้าคงคลังไม่ตรง” หรือ “สต๊อกดิฟ”

agv-forklift-trucks-transport-more-with-safety-warehouse-min

จากประสบการณ์ที่ผมทำงานในสายงานซัพพลายเชนมากว่า 30 ปี ปัญหาเรื่องสินค้าคงคลัง (สต๊อก) เป็นปัญหาระดับต้นๆที่ไม่ว่าจะไปบริษัทไหน โรงงานไหน ล้วนแล้วแต่จะมีปัญหาเรื่องนี้ทั้งสิ้น หนึ่งในนั้นคือปัญหาเรื่องสินค้าคงคลังไม่ตรงกับความเป็นจริง หรือเรียกสั้นๆว่า “สต๊อกดิฟ” (Stock diff)

สินค้าคงคลังไม่ตรงกัน (สต๊อกดิฟ) คืออะไร?

การที่สินค้าคงคลังจริง (Physical inventory) กับสินค้าคงคลังที่บันทึกในระบบมีจำนวนชิ้นไม่ตรงกัน การที่มีสินค้าคงคลังมากกว่าหรือน้อยกว่าที่บันทึกในระบบนั้นไม่ดีทั้งคู่ เพราะนั่นหมายความว่าระบบการจัดเก็บและควบคุมสต๊อกสินค้าคุณไม่มีคุณภาพแล้ว ผมขอรวบรวม 3 สาเหตุหลักที่ทำให้เกิดสต๊อกดิฟมาอธิบายให้ทุกคนฟังกันครับ ผมรับรองว่าสาเหตุที่ทำให้สต๊อกดิฟยังไงแล้วก็จะไม่พ้นไปจาก 3 สาเหตุหลักๆนี้แน่นอนครับ

professional-warehouse-worker-protective-work-wear-holding-checklist-checking-inventory-storage-room-min
เครดิต: freepik.com

 

สาเหตุที่ทำให้สินค้าคงคลังไม่ตรงกัน (สต๊อกดิฟ)

  1. ไม่มีกระบวนการ (Procedure) ที่ชัดเจน:

    การที่ไม่มีกระบวนการที่ชัดเจนนั้นก็เหมือนการไม่มีหางเสือ เรือก็จะลอยไปซ้ายที ขวาที พนักงานเกิดความไม่ชัดเจนแต่ก็ต้องปฏิบัติงานไปก่อน จึงทำให้ต่างคนต่างทำ ไม่มีวิธีการปฏิบัติเดียวกัน ยกตัวอย่างเช่น กระบวนการบริหารเศษ กรณีที่สต๊อกเก็บไว้เป็น bulk หรือกล่องใหญ่ๆ แล้วสต๊อกโดนตัดออกไปใช้แค่เพียงบางส่วนทำให้เหลือเศษ หากกระบวนการไม่มีเขียนไว้อย่างชัดเจนว่าต้องจัดการเศษอย่างไรต่อ ก็จะทำให้พนักงานหน้างานหาวิธีทำในแบบของตนเอง ลองจินตนาการว่ามีพนักงาน 10 คน ทำ 10 แบบก็ทำให้การจัดการสต๊อกยากขึ้นไปอีก ผลลัพธ์ที่ได้ก็คือสต๊อกดิฟ หาของไม่เจอ เก็บไม่เป็นที่เป็นทาง

  2. การปฏิบัติงานผิดพลาดของพนักงาน:

    พนักงานที่รับผิดชอบเรื่องการจัดเก็บสต๊อกจะเป็นฟันเฟืองหลักในการจัดการสต๊อกให้ดีและมีประสิทธิภาพ การให้ความรู้ความใจในเนื้องานของพนักงานเป็นเรื่องที่สำคัญมากเพื่อพนักงานจะได้มีความรู้ความเข้าใจในหน้าที่ของตนเอง การที่พนักงานปฏิบัติผิดพลาดนั้นมีทั้งพวกที่ตั้งใจ นั่นคือรู้ว่าสิ่งที่ทำไปจะทำให้สต๊อกดิฟแต่ก็ยังทำ หรืออีกพวกคือพวกที่ไม่ตั้งใจเพราะไม่รู้ถึงผลกระทบที่ตามมา และก็มีบางพวกที่มองข้ามขั้นตอนการทำงานที่สำคัญไป เช่น รับของเข้าคลังสินค้าแล้วแต่ยังไม่ลงบันทึกสต๊อกในระบบ หรือ พนักงานจ่ายของไปแล้วแต่ไม่ตัดสต๊อกออกจากระบบ เป็นต้น

  3. พื้นที่และแผนผังในคลังสินค้าคงคลังไม่เอื้ออำนวยกับการทำงาน:

    ผมเห็นมาแล้วหลายที่ที่พื้นที่และแผนผังของคลังสินค้าเป็นอุปสรรคกับการทำงาน เรื่องแรกที่เห็นบ่อยคือการสถานที่จัดเก็บไม่เหมาะสมกับจำนวนสต๊อกที่จะต้องเก็บ จึงไม่สามารถระบุที่เก็บที่แบบ fixed location ได้ว่าสินค้าชิ้นไหน ควรจัดเก็บที่ไหน ฟังแล้วดูเป็นเรื่องพื้นฐานที่ทุกบริษัทและโรงงานควรทำให้เป็นมาตรฐาน การไม่มี fixed location ทำให้การเก็บสต๊อกไม่เป็นระเบียบ ฉันพอใจจะวางตรงไหนฉันก็จะวาง จึงส่งผลให้สต๊อกดิฟ อีกประเด็นที่เคยพบเจอบ่อยๆ และปัญหาพื้นที่ไม่เพียงพอนี้ ทำให้พนักงานหน้างานจะต้องหาที่จัดเก็บเอง วางไม่อยู่ในที่ๆควรอยู่ ส่วนในระบบก็จะไม่มี location สินค้านั้นๆระบุด้วยจึงส่งผลให้สต๊อกดิฟ

warehouse-storage-interior-with-shelves-loaded-with-goods-min
เครดิต: freepik.com

จะเห็นได้ว่า การที่สินค้าคงคลังไม่ตรงกัน (สต๊อกดิฟ) นั้นเกิดจาก 3 สาเหตุหลักๆด้วยกัน นั่นคือ การไม่มีกระบวนการทำงาน (Procedure) ที่ชัดเจน การหย่อนในวินัยของพนักงานผู้รับผิดชอบ และการที่พื้นที่และแผนผังของคลังสินค้าไม่เอื้ออำนวยกับการทำงาน ผมมองว่าหากบริษัทมีกระบวนการทำงานที่ชัดเจน ระบุการทำงานเป็นขั้นเป็นตอน พร้อมทั้งอบรมพนักงานให้มีความเข้าใจในขั้นตอนการปฏิบัติ ตรงนี้จะเป็น quick-win ของบริษัทที่สามารถทำได้อย่างรวดเร็วและต้นทุนต่ำ จากนั้นค่อยมากันต่อว่าบริษัทจะสามารถปรับปรุงคลังสินค้าได้อย่างไรบ้างครับ

 

“ซัพพลายเชน กูรู..รอบรู้เรื่องการบริหารจัดซื้อและซัพพลายเชน”